Specjalista do spraw szkoleń

Alternatywne, neutralne płciowo nazwy dla stanowiska: Specjalista do spraw szkoleń

Polskie propozycje

• Specjalista/Specjalistka do spraw szkoleń
• Koordynator/Koordynatorka szkoleń
• Pracownik/Pracowniczka do spraw szkoleń
• Osoba na stanowisku specjalisty do spraw szkoleń
• Osoba odpowiedzialna za szkolenia i rozwój pracowników

Angielskie propozycje

• Training Specialist
• Learning & Development Specialist (L&D Specialist)

Zarobki na stanowisku Specjalista do spraw szkoleń

W zależności od doświadczenia i branży możesz liczyć na zarobki od ok. 6000 do 12000 PLN brutto miesięcznie (w dużych firmach i w większych miastach stawki częściej są bliżej górnych widełek).

Na wysokość wynagrodzenia wpływają m.in.:

• Doświadczenie zawodowe (junior/samodzielny/senior)
• Region/miasto (np. Warszawa, Kraków, Wrocław vs. mniejsze ośrodki)
• Branża/sektor (SSC/BPO, IT, finanse, produkcja, administracja publiczna)
• Zakres odpowiedzialności (budżet szkoleniowy, onboarding, akademie wewnętrzne, projekty rozwojowe)
• Znajomość języków obcych i praca w środowisku międzynarodowym
• Certyfikaty i specjalizacje (np. ewaluacja, projektowanie szkoleń, narzędzia L&D)

Formy zatrudnienia i rozliczania: Specjalista do spraw szkoleń

W tym zawodzie najczęściej spotkasz stałe zatrudnienie w działach HR/L&D w firmach oraz instytucjach. Występuje też współpraca projektowa, zwłaszcza przy organizacji większych programów szkoleniowych lub przy obsłudze wielu klientów.

• Umowa o pracę (pełny etat, czasem część etatu – np. w mniejszych organizacjach)
• Umowa zlecenie / umowa o dzieło (koordynacja projektu szkoleniowego, przygotowanie materiałów, obsługa wydarzenia)
• Działalność gospodarcza (B2B) – współpraca z firmami jako zewnętrzny koordynator/ka ds. szkoleń
• Praca tymczasowa / sezonowa (rzadziej, np. wsparcie przy dużych cyklach szkoleń lub projektach unijnych)
• Inne: kontrakty projektowe w firmach szkoleniowych, agencjach HR i doradczych

Typowe formy rozliczania to wynagrodzenie miesięczne (etat/B2B), a w projektach: stawka godzinowa lub ryczałt za projekt. Czasem spotyka się premię za realizację KPI (np. terminowość, budżet, wyniki ewaluacji).

Zadania i obowiązki na stanowisku Specjalista do spraw szkoleń

Zakres obowiązków obejmuje planowanie i realizację szkoleń oraz zarządzanie współpracą z trenerami i dostawcami, a także pomiar efektów rozwojowych w organizacji.

• Badanie i analiza potrzeb szkoleniowych pracowników i zespołów
• Tworzenie planów i harmonogramów szkoleń (rocznych/kwartalnych)
• Wyszukiwanie i ocena ofert firm szkoleniowych oraz trenerów
• Dobór trenerów/dostawców do potrzeb i budżetu organizacji
• Negocjowanie warunków współpracy oraz zlecanie usług szkoleniowych
• Organizacja szkoleń pod kątem merytorycznym, finansowym i logistycznym (sale, sprzęt, materiały, catering, komunikacja)
• Koordynacja rekrutacji uczestników i komunikacji wewnętrznej (zaproszenia, listy, przypomnienia)
• Monitorowanie realizacji szkoleń oraz bieżące działania korygujące
• Ewaluacja i ocena efektywności szkoleń (ankiety, testy, wskaźniki, wnioski)
• Prowadzenie dokumentacji szkoleniowej i bazy dostawców/trenerów
• Sporządzanie raportów, zestawień oraz rozliczanie budżetu szkoleniowego
• Wsparcie onboardingu i adaptacji nowych pracowników (jeśli proces jest przypisany do L&D/HR)

Wymagane umiejętności i kwalifikacje: Specjalista do spraw szkoleń

Wymagane wykształcenie

• Najczęściej: wykształcenie wyższe (min. studia I stopnia); preferowane kierunki: zarządzanie, psychologia, pedagogika, socjologia, prawo, ekonomia
• Alternatywnie: inne studia + uzupełnienie kompetencji poprzez studia podyplomowe lub kursy z obszaru HR/L&D

Kompetencje twarde

• Diagnoza potrzeb szkoleniowych (ankiety, wywiady, analiza danych HR)
• Projektowanie i planowanie szkoleń (cele, program, harmonogram)
• Budżetowanie i rozliczanie projektów szkoleniowych
• Znajomość rynku usług szkoleniowych i kryteriów wyboru dostawców
• Podstawy prawa pracy oraz zasad zawierania umów z dostawcami
• Praktyczna znajomość ochrony danych osobowych (RODO) w pracy z danymi uczestników
• Umiejętność przygotowania raportów i mierzenia efektywności szkoleń (np. ankiety, KPI, wnioski)
• Sprawna obsługa narzędzi biurowych i komunikacyjnych

Kompetencje miękkie

• Bardzo dobra organizacja pracy i zarządzanie czasem
• Komunikatywność i wysoka kultura współpracy (kontakt z trenerami i pracownikami)
• Negocjacje i asertywność
• Rzetelność, dokładność i odpowiedzialność za terminy oraz budżet
• Odporność na stres i podzielność uwagi (wiele tematów równolegle)
• Proaktywność i nastawienie na ciągły rozwój

Certyfikaty i licencje

• Nie są wymagane formalnie, ale pomocne bywają: certyfikaty z obszaru HR/L&D, projektowania szkoleń, ewaluacji (np. model Kirkpatricka), facylitacji oraz zarządzania projektami (np. PRINCE2 Foundation, AgilePM Foundation)

Specjalizacje i ścieżki awansu: Specjalista do spraw szkoleń

Warianty specjalizacji

• Szkolenia wewnętrzne (in-house) – projektowanie i prowadzenie programów rozwojowych w firmie, akademie kompetencji
• Onboarding i adaptacja – wdrażanie nowych pracowników, ścieżki wdrożeniowe, standardy adaptacji
• Ewaluacja i efektywność szkoleń – pomiar ROI/efektów, badania jakości, rekomendacje usprawnień
• L&D w środowisku międzynarodowym – koordynacja szkoleń dla wielu krajów, praca po angielsku
• Koordynacja projektów rozwojowych – programy talentowe, kompetencje menedżerskie, succession planning (we współpracy z HR)

Poziomy stanowisk

• Junior / Początkujący – wsparcie logistyki, dokumentacji, komunikacji z uczestnikami i dostawcami
• Mid / Samodzielny – samodzielne prowadzenie cykli szkoleniowych i budżetu dla części organizacji
• Senior / Ekspert – projektowanie polityki szkoleniowej, standaryzacja, rozwój narzędzi i pomiar efektywności
• Kierownik / Manager – zarządzanie zespołem L&D, strategią rozwoju kadr i portfelem programów

Możliwości awansu

Typowa ścieżka to przejście od roli koordynacyjnej do samodzielnego specjalisty, następnie do eksperta/doradcy lub stanowisk menedżerskich (np. kierownik działu szkoleń, dyrektor ds. rozwoju kadr). Częstym kierunkiem jest też poszerzenie kompetencji w stronę HR (np. talent management, system ocen, rozwój kompetencji menedżerskich).

Ryzyka i wyzwania w pracy: Specjalista do spraw szkoleń

Zagrożenia zawodowe

• Obciążenia typowe dla pracy biurowej: długotrwała praca przy komputerze, przeciążenie wzroku i kręgosłupa
• Stres i ryzyko wypalenia zawodowego wynikające z intensywnych kontaktów z ludźmi, presji terminów i budżetów

Wyzwania w pracy

• Skuteczne diagnozowanie realnych potrzeb rozwojowych i przekładanie ich na sensowne programy szkoleniowe
• Dobór rzetelnych dostawców i trenerów oraz kontrola jakości usług
• Utrzymanie budżetu i terminów przy wielu równoległych projektach
• Zaangażowanie uczestników i menedżerów (frekwencja, motywacja, transfer wiedzy do pracy)
• Mierzenie efektywności szkoleń i obrona wartości działań L&D przed biznesem

Aspekty prawne

Zawód nie jest regulowany, ale w praktyce ważna jest zgodność działań z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO) oraz prawidłowe zawieranie i rozliczanie umów z dostawcami. W organizacjach istotne są również wewnętrzne procedury (zakupy, compliance, zasady finansowania szkoleń).

Perspektywy zawodowe: Specjalista do spraw szkoleń

Zapotrzebowanie na rynku pracy

Zapotrzebowanie na specjalistów do spraw szkoleń w Polsce utrzymuje się na stabilnym poziomie z tendencją wzrostową w organizacjach, które intensywnie inwestują w reskilling i upskilling. Wpływ mają m.in. rotacja pracowników, zmiany technologiczne oraz rosnące znaczenie onboardingu i programów rozwojowych.

Wpływ sztucznej inteligencji

AI jest przede wszystkim szansą: automatyzuje część pracy operacyjnej (planowanie, komunikacja, podsumowania ankiet, tworzenie materiałów), ale nie zastępuje kluczowych elementów roli: diagnozy potrzeb, pracy z interesariuszami, doboru dostawców, negocjacji i dbania o jakość. W praktyce rola przesuwa się w stronę analityki, projektowania doświadczeń edukacyjnych i zarządzania zmianą.

Trendy rynkowe

Rosną znaczenie szkoleń online i blended learning, mikro-learningu, platform LXP/LMS oraz pomiaru efektów (data-driven L&D). Coraz częściej rozwój jest powiązany z mapami kompetencji, ścieżkami kariery oraz programami talentowymi. Widoczny jest też nacisk na uczenie się w pracy (on-the-job), mentoring i społeczności praktyków.

Typowy dzień pracy: Specjalista do spraw szkoleń

Typowy dzień łączy działania analityczne, organizacyjne i komunikacyjne. W zależności od kalendarza szkoleń praca może być spokojniejsza (planowanie) albo bardzo dynamiczna (dzień szkoleniowy).

• Poranne obowiązki: przegląd skrzynki, potwierdzenia z trenerami/dostawcami, aktualizacja harmonogramu i list uczestników
• Główne zadania w ciągu dnia: analiza potrzeb (rozmowy z menedżerami, ankiety), przygotowanie budżetu i zamówień, rezerwacje sal/sprzętu, przygotowanie materiałów
• Spotkania, komunikacja: uzgodnienia z HR i biznesem, rozmowy z trenerami, negocjacje warunków, koordynacja szkoleń online
• Zakończenie dnia: uzupełnienie dokumentacji, raport postępu, zebranie feedbacku po szkoleniu i plan działań korygujących

Narzędzia i technologie: Specjalista do spraw szkoleń

Specjalista do spraw szkoleń korzysta głównie z narzędzi biurowych i systemów wspierających proces rozwojowy. W wielu firmach używa się także dedykowanych systemów do zarządzania szkoleniami.

• Pakiet biurowy (np. Microsoft 365 lub Google Workspace) – arkusze budżetowe, harmonogramy, raporty
• Poczta i komunikatory (np. Outlook/Teams, Slack) – koordynacja z interesariuszami
• Narzędzia do spotkań online (np. Teams, Zoom, Google Meet) – szkolenia i spotkania z trenerami
• Systemy HR i narzędzia L&D (np. LMS/LXP, wewnętrzne bazy szkoleń) – rejestracje, historia szkoleń, raportowanie
• Narzędzia do ankiet i ewaluacji (np. Forms, SurveyMonkey) – badanie satysfakcji i efektów
• Urządzenia biurowe (drukarka, skaner) – dokumentacja i materiały
• Telefon i czasem samochód służbowy – kontakt i dojazdy do miejsc szkoleń