Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Alternatywne, neutralne płciowo nazwy dla stanowiska: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Polskie propozycje

• Specjalista / Specjalistka do spraw handlu zagranicznego
• Specjalista / Specjalistka ds. eksportu i importu
• Specjalista / Specjalistka ds. sprzedaży międzynarodowej
• Kandydat / Kandydatka na stanowisko Specjalisty do spraw handlu zagranicznego
• Osoba na stanowisku specjalisty ds. handlu zagranicznego

Angielskie propozycje

• International Trade Specialist
• Export Sales Specialist / Import Specialist

Zarobki na stanowisku Specjalista do spraw handlu zagranicznego

W zależności od doświadczenia możesz liczyć na zarobki od 6500 do 14000 PLN brutto miesięcznie, a w rolach eksportowych z premią/prowizją – również wyżej. Najczęściej spotkasz model podstawy + premia za realizację planu, marżę lub pozyskanych klientów.

Na poziom wynagrodzenia wpływają m.in.:

• Doświadczenie zawodowe (samodzielność w prowadzeniu rynków/kluczowych klientów)
• Region/miasto (zwykle wyższe stawki w dużych ośrodkach, np. Warszawa, Wrocław, Poznań, Trójmiasto)
• Branża/sektor (np. przemysł, FMCG, automotive, chemia, e-commerce B2B)
• Języki obce (drugi/trzeci język oraz poziom negocjacyjny)
• Zakres odpowiedzialności (rynek/portfolio, wielkość obrotu, praca z kluczowymi klientami)
• Premie i prowizje (KPI sprzedażowe, marża, nowe kontrakty)
• Znajomość celno-logistyczna (Incoterms, odprawy, dokumenty, sankcje/embarga)

Formy zatrudnienia i rozliczania: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

W Polsce najczęściej jest to praca etatowa w dziale eksportu/importu, sprzedaży B2B lub zakupów międzynarodowych. W firmach handlowych i produkcyjnych spotyka się też modele z elementem prowizyjnym oraz współpracę kontraktową przy rozwijaniu nowych rynków.

• Umowa o pracę (pełny etat, czasem część etatu – np. wsparcie eksportu, administracja zamówień)
• Umowa zlecenie / umowa o dzieło (rzadziej; np. projekty: badanie rynku, baza potencjalnych odbiorców, wsparcie targów)
• Działalność gospodarcza (B2B) (częstsze w dojrzałych rolach sprzedażowych i konsultingowych)
• Praca tymczasowa / sezonowa (np. zastępstwa, spiętrzenia w logistyce/dokumentacji)
• Kontrakt menedżerski (sporadycznie – przy zarządzaniu sprzedażą międzynarodową)

Typowe formy rozliczania: stała pensja miesięczna, stała + premia kwartalna/miesięczna, prowizja od sprzedaży/marży, premie za nowe kontrakty/cele jakościowe (terminowość, reklamacje), diety i rozliczenia delegacji przy wyjazdach.

Zadania i obowiązki na stanowisku Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Zakres obowiązków łączy sprzedaż/zakupy międzynarodowe, obsługę klienta, koordynację realizacji zamówień oraz pracę na dokumentach i procedurach celno-logistycznych.

• Określanie rynków docelowych i szacowanie potencjału sprzedaży (analiza danych, konkurencji i kanałów)
• Pozyskiwanie nowych klientów zagranicznych i rozwijanie relacji z obecnymi partnerami
• Przygotowywanie ofert handlowych, cenników i kalkulacji (w tym walutowych)
• Negocjowanie warunków współpracy (cena, terminy, Incoterms, płatności, MOQ)
• Koordynowanie realizacji zamówień: od przyjęcia zamówienia do wysyłki i potwierdzenia dostawy
• Monitorowanie sprzedaży i raportowanie wyników (KPI, marża, rotacja, prognozy)
• Obsługa reklamacji i uzgodnień posprzedażowych z klientem oraz działami wewnętrznymi
• Sporządzanie i dystrybucja dokumentacji handlowej (faktury, packing list, dokumenty transportowe)
• Współpraca z logistyką/forwarderami i przygotowanie dokumentów do odprawy celnej
• Zgłaszanie towarów przekraczających granicę oraz bieżące wsparcie w zakresie opłat celnych
• Prowadzenie badań rynków zagranicznych i zbieranie informacji rynkowych (pierwotnych i wtórnych)
• Udział w wydarzeniach branżowych (targi, misje gospodarcze, konferencje) i rozwój sieci kontaktów

Wymagane umiejętności i kwalifikacje: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Wymagane wykształcenie

• Najczęściej: wykształcenie wyższe (licencjat/inżynier/magister)
• Preferowane kierunki: handel międzynarodowy, ekonomia, zarządzanie, logistyka, stosunki międzynarodowe, filologie (z profilem biznesowym)

Kompetencje twarde

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. B2, często C1 w negocjacjach); mile widziany drugi język (np. niemiecki, francuski, hiszpański, włoski)
• Negocjacje handlowe i budowanie oferty (cena, rabaty, marża, warunki dostaw)
• Znajomość procesu eksportu/importu: dokumenty, terminy, odpowiedzialności stron, podstawy odpraw
• Praktyczna znajomość Incoterms oraz podstaw rozliczeń międzynarodowych (zaliczki, akredytywa, gwarancje – zależnie od firmy)
• Podstawy przepisów celnych i podatkowych w obrocie towarowym (np. VAT w transakcjach międzynarodowych – w zakresie stanowiska)
• Analiza danych sprzedażowych i raportowanie (Excel; mile widziane Power BI)
• Obsługa systemów ERP/CRM (np. SAP, Microsoft Dynamics, Comarch, Salesforce – zależnie od pracodawcy)

Kompetencje miękkie

• Komunikacja i wysoka kultura współpracy (wielu interesariuszy: klient, logistyka, produkcja, finanse)
• Odporność na stres i praca pod presją terminów (wysyłki, odprawy, SLA)
• Orientacja na wynik i proaktywność w pozyskiwaniu klientów
• Dobra organizacja pracy i dokładność w dokumentach
• Umiejętność rozwiązywania problemów i prowadzenia spraw do końca

Certyfikaty i licencje

• Szkolenia/certyfikaty z Incoterms (ICC) – bardzo przydatne w eksporcie i logistyce
• Kursy z prawa celnego i klasyfikacji towarów (np. taryfa celna, pochodzenie)
• Certyfikaty sprzedażowe/negocjacyjne (np. SPIN Selling, szkolenia procurement/export)
• Zaawansowany Excel/Power BI (certyfikaty lub potwierdzone projekty)

Specjalizacje i ścieżki awansu: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Warianty specjalizacji

• Eksport (Export Sales) – rozwój sprzedaży na wybranych rynkach, negocjacje i opieka nad dystrybutorami
• Import/zakupy międzynarodowe (Procurement) – pozyskiwanie dostawców, negocjacje kosztów, warunki dostaw i jakości
• Obsługa celna i compliance – nacisk na zgodność dokumentów, klasyfikację towarów, pochodzenie, sankcje/embarga
• Key Account na rynkach zagranicznych – praca z kluczowymi klientami, długie kontrakty, wymagające uzgodnienia
• E-commerce cross-border B2B/B2C – sprzedaż międzynarodowa w kanałach online, marketplace, logistyka zwrotów

Poziomy stanowisk

• Junior / Początkujący (wsparcie ofert, dokumentów, kontakt z klientem, praca na danych)
• Mid / Samodzielny (prowadzenie rynków/klientów, negocjacje, odpowiedzialność za wyniki)
• Senior / Ekspert (strategia dla regionu, kluczowe kontrakty, mentoring, optymalizacja procesów)
• Kierownik / Manager (zarządzanie zespołem, budżetem, polityką cenową i rozwojem rynków)

Możliwości awansu

Typowa ścieżka to przejście od roli operacyjnej (zamówienia, dokumentacja, wsparcie sprzedaży) do samodzielnego prowadzenia rynków i klientów, a następnie do funkcji Key Account/Regional Manager lub Export Manager. Częstym kierunkiem rozwoju jest też specjalizacja w compliance/cłach albo wejście w zakupy międzynarodowe i zarządzanie łańcuchem dostaw.

Ryzyka i wyzwania w pracy: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Zagrożenia zawodowe

• Przewlekły stres i przeciążenie informacyjne (terminy wysyłek, reklamacje, presja wyniku)
• Ryzyko błędów w dokumentach (faktury, listy przewozowe, pochodzenie), które mogą powodować opóźnienia i koszty
• Praca siedząca i obciążenie wzroku (długie godziny przy komputerze)

Wyzwania w pracy

• Zmienne warunki rynkowe: kursy walut, ceny surowców, dostępność transportu, zatory w portach
• Różnice kulturowe i komunikacyjne w negocjacjach oraz obsłudze klienta
• Koordynacja wielu działów i partnerów zewnętrznych (produkcja, magazyn, spedycja, agencja celna)
• Utrzymanie marż przy presji cenowej i rosnących kosztach logistyki
• Poruszanie się w wymaganiach compliance (sankcje, ograniczenia eksportowe, wymogi dokumentacyjne)

Aspekty prawne

W pracy istotna jest zgodność z przepisami celnymi i podatkowymi w zakresie obowiązków stanowiska oraz poprawność dokumentacji handlowej i transportowej. Błędy w deklaracjach, pochodzeniu towaru czy klasyfikacji mogą skutkować kontrolami, karami umownymi lub kosztami po stronie firmy, dlatego kluczowe są procedury i rzetelne archiwizowanie danych.

Perspektywy zawodowe: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Zapotrzebowanie na rynku pracy

Zapotrzebowanie na specjalistów do spraw handlu zagranicznego utrzymuje się na stabilnym poziomie z tendencją wzrostową w firmach nastawionych na eksport oraz w e-commerce cross-border. Wynika to z rosnącej internacjonalizacji sprzedaży, potrzeby dywersyfikacji rynków oraz większego nacisku na sprawną logistykę i zgodność formalną (cła, dokumenty, wymagania kontrahentów). Najbardziej poszukiwane są osoby łączące sprzedaż z praktyczną znajomością procesów eksportowo-importowych.

Wpływ sztucznej inteligencji

AI jest przede wszystkim szansą: automatyzuje część pracy administracyjnej (tworzenie szkiców ofert, analiza zapytań, podsumowania korespondencji, wstępne raporty, wykrywanie odchyleń w danych). Nie zastąpi jednak kluczowych elementów roli: budowania relacji, negocjacji, odpowiedzialności za decyzje handlowe, oceny ryzyk kontraktowych oraz rozwiązywania problemów w łańcuchu dostaw. Rola będzie przesuwać się w stronę nadzoru nad procesem, interpretacji danych i pracy doradczej.

Trendy rynkowe

Widoczne trendy to: digitalizacja sprzedaży B2B (CRM, automatyzacje), większa kontrola compliance (sankcje, pochodzenie towarów), nacisk na skracanie lead time i transparentność dostaw, rosnące znaczenie analityki (prognozowanie popytu, marżowość) oraz rozwój kanałów cross-border (marketplace, fulfillment). Coraz częściej wymaga się też bardzo dobrego angielskiego i drugiego języka w zależności od regionu.

Typowy dzień pracy: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

Dzień pracy zwykle jest mieszanką kontaktu z klientami, pracy na dokumentach oraz koordynacji realizacji zamówień z logistyką i produkcją. Priorytety często zmieniają się w zależności od terminów wysyłek i pilnych zapytań.

• Poranne obowiązki: sprawdzenie maili od klientów z różnych stref czasowych, statusów zamówień, opóźnień transportowych i reklamacji
• Główne zadania w ciągu dnia: przygotowanie ofert i kalkulacji, negocjacje (telefon/Teams), wprowadzanie i weryfikacja zamówień w ERP, uzgodnienia warunków dostaw i płatności
• Spotkania, komunikacja: koordynacja z logistyką/spedycją, magazynem, produkcją i finansami (limity kupieckie, terminy płatności), czasem spotkania z klientami lub udział w wideokonferencjach
• Zakończenie dnia: aktualizacja CRM i raportów sprzedażowych, potwierdzenia wysyłek, przygotowanie dokumentów na kolejne odprawy/transporty, plan działań na jutro

Narzędzia i technologie: Specjalista do spraw handlu zagranicznego

W pracy dominują narzędzia biurowe, systemy sprzedażowo-logistyczne oraz komunikacja online. Dobór rozwiązań zależy od wielkości firmy i stopnia digitalizacji procesów.

• CRM (np. Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot) do prowadzenia lejka sprzedaży i historii kontaktu
• ERP (np. SAP, Comarch ERP, Microsoft Dynamics 365) do obsługi zamówień, fakturowania i stanów magazynowych
• Arkusze i analityka (Excel; czasem Power BI/Tableau)
• Narzędzia do komunikacji (Outlook/Gmail, MS Teams/Zoom) i planowania pracy
• Platformy spedycyjne i tracking przesyłek, współpraca z forwarderami i agencją celną
• Bazy danych i raporty rynkowe (desk research), wyszukiwarki potencjalnych klientów (np. katalogi branżowe)
• Narzędzia AI do wsparcia pracy biurowej (np. streszczanie korespondencji, tworzenie szkiców ofert i raportów – zgodnie z polityką firmy)

Specjalistyczne narzędzia „fizyczne” zwykle nie są potrzebne – kluczowa jest praca na systemach, dokumentach i procesach.