Zasiłek opiekuńczy bez papieru: rząd szykuje wniosek online (Z-15A/Z-15B)

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i e-usługi w ZUS przyzwyczaiły nas, że wiele spraw da się załatwić zdalnie. W praktyce zasiłek opiekuńczy wciąż potrafił „utknąć” na etapie papierowego wniosku. Teraz ma się to zmienić: 30 grudnia 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, który zakłada uproszczenie procedur – w tym wnioskowanie o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej.

Co dokładnie przyjęto i na jakim to etapie?

Z komunikatu resortu wynika, że chodzi o projekt nowelizacji ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Jest to etap rządowy – projekt został przyjęty przez Radę Ministrów. Oznacza to, że zmiany są w drodze, ale finalne zasady i termin wejścia w życie będą zależeć od dalszego procesu legislacyjnego.

W uzasadnieniu kierunku zmian podkreślono podejście deregulacyjne i dopasowanie procedur do „dzisiejszych realiów”. W komunikacie pada też krótka deklaracja celu: „Potrzebujemy nowoczesnych rozwiązań i prostych procedur” (źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).

Kogo dotyczy zmiana: pracownik, pracodawca, biuro rachunkowe

Planowane uproszczenia są istotne dla kilku grup:

• Pracowników/ubezpieczonych – bo to oni składają wniosek o zasiłek opiekuńczy (np. w związku z opieką nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny), a dziś często muszą dopilnować obiegu papierów
• Pracodawców i innych płatników składek – bo to oni kompletują dokumenty i przekazują je do ZUS albo (jeśli są płatnikami zasiłków) wypłacają świadczenie
• Biur rachunkowych – bo w wielu firmach to właśnie one obsługują dokumenty ZUS i kontakt z instytucją

Najważniejsza zmiana: wniosek o zasiłek opiekuńczy online

Projekt przewiduje, że płatnicy składek oraz biura rachunkowe będą mogli przesyłać do ZUS wnioski o zasiłek opiekuńczy w postaci elektronicznej. W praktyce oznacza to odejście od najbardziej uciążliwego elementu obecnej procedury – papierowego obiegu wniosku pracownika.

Co równie ważne, zmiana ma objąć także sytuacje, gdy płatnik składek jest jednocześnie płatnikiem zasiłków (czyli to firma wypłaca świadczenie, a nie bezpośrednio ZUS). Wtedy również ma być możliwe oparcie wypłaty na wniosku złożonym elektronicznie.

Jak jest dziś, a jak ma być po zmianach?

Obecnie: hybryda online + papier

Jak opisuje resort, dokumenty stanowiące podstawę do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego są przekazywane „w częściach”. W praktyce:

• Zaświadczenie płatnika składek Z-3 może trafić do ZUS elektronicznie (przez PUE ZUS)
• ale wniosek o zasiłek opiekuńczy Z-15A/Z-15B złożony za pośrednictwem pracodawcy musi być przekazany w oryginale papierowym – osobiście w jednostce ZUS albo listownie
• jeśli firma sama wypłaca zasiłki, ubezpieczeni nie mogą dziś przekazywać wniosków elektronicznie do takiego płatnika

Po zmianie: komplet dokumentów bez „biegania z papierem”

Założenie projektu jest proste: umożliwić elektroniczne przekazanie wniosku Z-15A/Z-15B oraz uspójnić obieg dokumentów tak, aby procedura była możliwie w pełni zdalna (po stronie płatnika i biura rachunkowego).

Co to daje kandydatom i pracownikom?

Dla osób zatrudnionych lub szukających pracy ważny jest nie tylko sam zasiłek, ale też to, jak szybko da się załatwić formalności. Uproszczenie wnioskowania może oznaczać:

• mniej formalnego stresu w sytuacji nagłej opieki (choroba dziecka, opieka nad członkiem rodziny)
• krótszą ścieżkę między złożeniem wniosku a rozpatrzeniem/wypłatą – bez opóźnień wynikających z wysyłki papierów
• mniej pomyłek i brak problemu „brakującego oryginału” po drodze

Co powinni przygotować pracodawcy i działy kadr?

Choć szczegóły techniczne będą zależeć od finalnych przepisów i narzędzi ZUS, już teraz warto przejrzeć firmowy obieg dokumentów. W praktyce pomocne będą:

• uporządkowane upoważnienia – kto w firmie/biurze rachunkowym wysyła dokumenty do ZUS i w jakim trybie
• procedura przyjmowania wniosków od pracowników – tak, by dział kadr mógł szybko reagować i nie mnożyć wyjątków
• weryfikacja kanałów elektronicznych (tam, gdzie firma korzysta z e-usług ZUS) – aby uniknąć sytuacji, że „system jest”, ale nikt nie ma dostępu

Mini-FAQ: najczęstsze pytania

Czy już teraz da się złożyć Z-15A/Z-15B w pełni online przez pracodawcę?

Z komunikatu MRPiPS wynika, że dziś wniosek Z-15A/Z-15B składany przez pracodawcę do ZUS musi być w oryginale papierowym. Zmiana ma to uprościć, ale jest na etapie projektu przyjętego przez Radę Ministrów.

Czy biuro rachunkowe będzie mogło wysłać wniosek w imieniu firmy?

Takie rozwiązanie jest wprost wskazane w projekcie: płatnicy składek oraz biura rachunkowe mają mieć możliwość przesyłania wniosków elektronicznie do ZUS.

Czy firmy wypłacające zasiłki też skorzystają?

Tak – projekt zakłada, że płatnicy składek będący płatnikami zasiłków będą mogli wypłacać je na podstawie wniosku złożonego elektronicznie.

Dla rynku pracy to pozornie drobna zmiana, ale w praktyce ważna: mniej papieru i mniej „wąskich gardeł” w kadrach oznacza sprawniejsze rozliczenia, a dla pracowników – łatwiejsze godzenie życia zawodowego z opieką nad bliskimi.

Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, 2025-12-30, https://www.gov.pl/web/rodzina/prostsze-wnioskowanie-o-zasilek-opiekunczy