Polska–Japonia: nowa umowa o składkach i emeryturach. Co to znaczy dla pracy?

Nowe zasady dla osób pracujących między Polską a Japonią

Mobilność zawodowa między Polską a Japonią rośnie – wraz z nią rosną też praktyczne pytania o składki, emeryturę i prawo do świadczeń. 15 kwietnia 2026 r. podpisano umowę o zabezpieczeniu społecznym pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a Japonią. Jak podkreślono w komunikacie rządowym, jej cel to m.in. ułatwienie dostępu do świadczeń, zwiększenie ochrony pracowników i uniknięcie podwójnego opłacania składek.

Dokument podpisano w Kantei – Biurze Premiera Japonii – podczas wizyty polskiej delegacji. Ze strony polskiej umowę podpisał wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej Sebastian Gajewski, a ze strony japońskiej ambasador Japonii w Polsce Akira Kono (źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).

Kogo obejmą zmiany?

Umowa ma zapewnić ochronę praw osób, które pracują lub prowadzą działalność zawodową na terytorium Polski i Japonii. Z perspektywy rynku pracy najczęściej chodzi o trzy grupy:

• pracowników podejmujących zatrudnienie w drugim kraju (np. Polak zatrudniony w Japonii lub Japończyk w Polsce),
• osoby czasowo przemieszczające się służbowo (np. delegowania w ramach projektów, wdrożeń, kontraktów),
• osoby aktywne zawodowo, których kariera rozkłada się na oba państwa (praca w różnych okresach życia w PL i JP).

Najważniejsza korzyść: koniec ryzyka „podwójnych składek”

Jednym z kluczowych efektów umowy jest ograniczenie sytuacji, w której ta sama osoba – wykonując pracę transgranicznie – musiałaby płacić składki w dwóch systemach równocześnie. W komunikacie wskazano wprost, że umowa ma pozwolić uniknąć podwójnego opłacania składek oraz ułatwić koordynację systemów.

Dla pracodawców oznacza to potencjalnie bardziej przewidywalne koszty zatrudnienia przy projektach PL–JP, a dla pracowników – mniej niepewności, czy odprowadzane składki „znikną” w systemie, z którego nie będzie można skorzystać.

Jedno ustawodawstwo zamiast dwóch: prostsze rozliczenia

Wśród zasad, na których oparto wypracowane rozwiązania, wskazano m.in. stosowanie jednego ustawodawstwa. W praktyce jest to fundament większości umów o zabezpieczeniu społecznym: w typowych scenariuszach aktywności zawodowej ustala się, któremu systemowi dana osoba podlega, aby nie powielać obowiązków.

To ważna wiadomość szczególnie dla firm technologicznych, produkcyjnych i usługowych, które wysyłają specjalistów na kilka miesięcy do pracy przy uruchomieniach linii, audytach jakości czy projektach IT.

Emerytura i renta: liczyć się ma cała kariera, także „na dwa kraje”

Komunikat ministerstwa podkreśla, że uzgodnione mechanizmy uwzględniają m.in. sumowanie okresów ubezpieczenia. To kluczowe dla osób, które pracują kilka lat w Polsce, a potem kilka lat w Japonii (lub odwrotnie) i obawiają się, że nigdzie nie „uzbierają” stażu wymaganego do świadczeń.

Umowa ma stworzyć podstawy prawne, które ułatwią dostęp do świadczeń emerytalno-rentowych. Innymi słowy: jeśli Twoje okresy ubezpieczenia są rozproszone między PL i JP, mechanizmy koordynacji mają pomóc w wykazaniu uprawnień.

Transfer świadczeń między Polską a Japonią

W materiale źródłowym wskazano również zasadę swobodnego transferu świadczeń oraz to, że umowa pozwoli na transfer świadczeń między krajami. To istotne dla osób, które po latach pracy wracają do Polski lub przenoszą się do Japonii na stałe.

W praktyce oznacza to większą pewność, że nabyte prawa nie „utkną” w jednym państwie tylko dlatego, że zmieniłeś miejsce zamieszkania.

Co zyskują pracodawcy i rekruterzy?

Dla firm działających na styku Polski i Japonii umowa może być realnym wsparciem przy planowaniu zatrudnienia i relokacji. Mniej barier administracyjnych i jasne zasady ubezpieczeniowe zwykle przekładają się na:

• łatwiejsze delegowanie i obsługę projektów międzynarodowych,
• większą atrakcyjność ofert dla kandydatów (bez obaw o składki i ciągłość ubezpieczenia),
• lepsze bezpieczeństwo pracowników, co ma znaczenie w politykach HR i ESG.

Co powinien zrobić pracownik, a co pracodawca? (praktyczna checklista)

Jeśli planujesz pracę w Japonii lub w Polsce

• zbierz historię ubezpieczenia (okresy zatrudnienia, umowy, potwierdzenia odprowadzania składek),
• ustal z pracodawcą, gdzie będziesz podlegać ubezpieczeniu w czasie pracy transgranicznej,
• zachowuj dokumenty z każdego okresu zatrudnienia – mogą być potrzebne przy ustalaniu prawa do emerytury/renty.

Jeśli zatrudniasz lub delegujesz pracowników między PL i JP

• sprawdź procedury kadrowo-płacowe dla pracy transgranicznej (ustalenie właściwego systemu),
• zaplanuj komunikację z pracownikiem – wyjaśnij, jak będą wyglądały składki i ochrona ubezpieczeniowa,
• monitoruj wytyczne instytucji odpowiedzialnych za ubezpieczenia, aby poprawnie wdrożyć zasady w praktyce.

Dlaczego ta umowa jest ważna właśnie teraz?

Jak wskazuje resort, inicjatywa zawarcia umowy była odpowiedzią na potrzeby Polonii w Japonii. Rozmowy wznowiono w 2021 r., a rozwiązania wypracowano po sześciu rundach negocjacyjnych prowadzonych w Warszawie, Tokio oraz online. Umowa ma też znaczenie gospodarcze: w komunikacie nazwano ją krokiem, który może zwiększyć mobilność pracowników i inwestorów między krajami.

Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, 2026-04-15, https://www.gov.pl/web/rodzina/polska-i-japonia-z-nowa-umowa-o-zabezpieczeniu-spolecznym