Technik archiwista

Alternatywne, neutralne płciowo nazwy dla stanowiska: Technik archiwista

Polskie propozycje

• Technik archiwista / Techniczka archiwistka
• Archiwista / Archiwistka
• Specjalista / Specjalistka ds. archiwizacji dokumentów
• Osoba na stanowisku technika archiwisty
• Kandydat / Kandydatka na stanowisko technika archiwisty

Angielskie propozycje

• Archival Technician
• Records and Archives Technician

Zarobki na stanowisku Technik archiwista

W zależności od doświadczenia i sektora możesz liczyć na zarobki od ok. 4700 do 7500 PLN brutto miesięcznie, a na stanowiskach koordynacyjnych lub w większych miastach także wyżej.

Na wysokość wynagrodzenia wpływają m.in.:

• Doświadczenie zawodowe (samodzielne prowadzenie archiwum, nadzór nad obiegiem dokumentów)
• Region/miasto (zwykle wyższe stawki w dużych ośrodkach)
• Branża/sektor (administracja publiczna vs. sektor prywatny, np. finanse, medycyna, energetyka)
• Zakres odpowiedzialności (RODO, ewidencja, brakowanie, digitalizacja, obsługa interesantów)
• Certyfikaty i specjalizacje (np. zarządzanie dokumentacją/records management, ochrona danych)
• Znajomość systemów EZD i narzędzi do e-archiwizacji
• Forma zatrudnienia (etat vs. B2B/projekty)

Formy zatrudnienia i rozliczania: Technik archiwista

Technik archiwista pracuje najczęściej na etacie w instytucjach publicznych lub w działach administracji firm, ale spotyka się też zatrudnienie projektowe przy porządkowaniu archiwów i digitalizacji.

• Umowa o pracę (pełny etat, część etatu) – częsta w archiwach państwowych, urzędach, uczelniach, szpitalach
• Umowa zlecenie / umowa o dzieło – prace zadaniowe: porządkowanie, inwentaryzacja, skanowanie, przygotowanie do brakowania
• Działalność gospodarcza (B2B) – obsługa kilku podmiotów, audyty archiwum zakładowego, wdrożenia procedur i instrukcji kancelaryjnych
• Praca tymczasowa / sezonowa – projekty migracji dokumentów, przeprowadzki archiwów, czasowe wsparcie składnic akt
• Staże i praktyki – szczególnie w administracji i instytucjach kultury

Typowe formy rozliczania to miesięczna pensja (etat) oraz stawka godzinowa lub ryczałt za projekt (np. za metr bieżący akt, za partię skanów lub za opracowanie inwentarza – zależnie od umowy i specyfiki zlecenia).

Zadania i obowiązki na stanowisku Technik archiwista

Zakres obowiązków obejmuje pełny cykl pracy z dokumentacją: od przyjęcia i ewidencji, przez porządkowanie i opis, po zabezpieczenie oraz udostępnianie zgodnie z przepisami i procedurami.

• Nadzorowanie materiałów archiwalnych w archiwach państwowych, archiwach zakładowych lub składnicach akt
• Prowadzenie archiwum zakładowego (ewidencja, przyjmowanie i wydawanie akt)
• Porządkowanie zespołów archiwalnych: segregowanie według serii i układu rzeczowego, sygnowanie jednostek
• Inwentaryzowanie dokumentacji: sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych i inwentarzy (sumarycznych i analitycznych)
• Opracowywanie pomocy archiwalnych: katalogów, indeksów, skorowidzów, przewodników
• Udostępnianie materiałów: przygotowanie odpisów, kopii, skanów i wyciągów archiwalnych
• Opracowywanie i zabezpieczanie dokumentacji audiowizualnej (foto, wideo, nagrania)
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z przepisami i kategoriami archiwalnymi
• Wprowadzanie danych do systemów informacji archiwalnej i wspieranie publikacji materiałów źródłowych
• Prowadzenie postępowań i dokumentacji w razie uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży akt oraz przy likwidacji jednostki
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi: doradztwo w zakresie klasyfikacji i przekazywania dokumentów
• Przestrzeganie zasad BHP, ppoż., ochrony danych osobowych oraz przepisów o narodowym zasobie archiwalnym

Wymagane umiejętności i kwalifikacje: Technik archiwista

Wymagane wykształcenie

• Najczęściej wykształcenie średnie (techniczne) w kierunku archiwistyka/administracja lub pokrewnym
• Mile widziane studia lub studia podyplomowe: archiwistyka, informacja naukowa i bibliotekoznawstwo, administracja, historia, zarządzanie dokumentacją

Kompetencje twarde

• Znajomość podstaw archiwistyki: zasady porządkowania, klasyfikacji, ewidencji i opracowania archiwaliów
• Praktyczna znajomość instrukcji kancelaryjnych i wykazów akt (w organizacjach, które je stosują)
• Umiejętność przygotowania dokumentacji do brakowania i prowadzenia procesu formalnego
• Podstawy ochrony danych osobowych (RODO) w kontekście udostępniania dokumentów
• Obsługa narzędzi biurowych (pakiet Office/LibreOffice) oraz systemów EZD/obiegów dokumentów
• Digitalizacja: skanowanie, kontrola jakości, podstawy opisu metadanych, praca z repozytoriami
• Umiejętność pracy z dokumentacją wrażliwą i zachowania łańcucha udostępnień

Kompetencje miękkie

• Dokładność i skrupulatność (praca z sygnaturami, spisami, metadanymi)
• Bardzo dobra organizacja pracy i planowanie zadań długoterminowych
• Odpowiedzialność i dyskrecja (tajemnica służbowa, dane osobowe)
• Komunikatywność i cierpliwość w kontakcie z interesantami oraz pracownikami działów
• Odporność na monotonię i umiejętność utrzymania jakości pracy

Certyfikaty i licencje

• Kursy i szkolenia z zarządzania dokumentacją/records management
• Szkolenia z RODO i bezpieczeństwa informacji (mile widziane)
• Szkolenia z systemów EZD (np. wewnętrzne certyfikacje pracodawcy)

Specjalizacje i ścieżki awansu: Technik archiwista

Warianty specjalizacji

• Archiwum zakładowe i składnica akt – prowadzenie ewidencji, nadzór nad przekazywaniem dokumentów z komórek organizacyjnych
• Digitalizacja i e-archiwizacja – skanowanie, kontrola jakości, metadane, przygotowanie do długoterminowego przechowywania
• Dokumentacja audiowizualna – opis i zabezpieczanie nagrań, fotografii, nośników
• Udostępnianie i kwerendy – obsługa użytkowników, wyszukiwanie informacji, przygotowanie odpisów i zaświadczeń
• Audyty i porządkowanie archiwów (usługi) – prace projektowe, porządkowanie zaległości, wdrażanie procedur

Poziomy stanowisk

• Junior / Początkujący – wsparcie ewidencji, proste porządkowanie, skanowanie, prace pomocnicze
• Mid / Samodzielny – prowadzenie wycinka archiwum, inwentaryzacja, samodzielne opracowanie serii akt
• Senior / Ekspert – nadzór nad archiwum zakładowym, tworzenie procedur, szkolenie pracowników, odpowiedzialność za zgodność
• Kierownik / Manager – kierownik archiwum/składnicy, koordynacja zespołu, budżet, projekty digitalizacji i migracji danych

Możliwości awansu

Typowa ścieżka rozwoju prowadzi od stanowisk wykonawczych (porządkowanie, ewidencja) do samodzielnego prowadzenia archiwum zakładowego, a następnie do roli koordynatora/kierownika. W firmach prywatnych awans często wiąże się z przejęciem obszaru zarządzania dokumentacją i procesami (records management), w tym wdrażaniem obiegu elektronicznego i standardów bezpieczeństwa informacji. Alternatywą jest praca projektowa lub własna działalność w zakresie porządkowania i digitalizacji archiwów.

Ryzyka i wyzwania w pracy: Technik archiwista

Zagrożenia zawodowe

• Kontakt z kurzem, pleśnią i starym papierem (ryzyko alergii, podrażnień) oraz konieczność stosowania środków ochrony
• Obciążenia ergonomiczne: praca siedząca, dźwiganie pudeł i segregatorów, praca w magazynach (regały jezdne)
• Ryzyko błędów ewidencyjnych (omyłki w sygnaturach/spisach), które utrudniają odnalezienie dokumentów

Wyzwania w pracy

• Łączenie porządku archiwalnego z potrzebami organizacji (szybkie wyszukiwanie, terminowe udostępnianie)
• Praca z niekompletną lub źle opisaną dokumentacją i „zaległościami” archiwalnymi
• Zarządzanie udostępnianiem przy ograniczeniach prawnych (dane osobowe, tajemnice prawnie chronione)
• Cyfryzacja i migracje danych: utrzymanie jakości metadanych oraz spójności między papierem i wersjami elektronicznymi

Aspekty prawne

Technik archiwista działa w reżimie przepisów dotyczących narodowego zasobu archiwalnego i archiwów (w zakresie właściwym dla instytucji), a także ochrony danych osobowych (RODO) i zasad dostępu do informacji. Odpowiada służbowo za prawidłowe ewidencjonowanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów oraz za dochowanie procedur brakowania i zabezpieczenia materiałów.

Perspektywy zawodowe: Technik archiwista

Zapotrzebowanie na rynku pracy

Zapotrzebowanie jest raczej stabilne, z okresowymi wzrostami w projektach digitalizacji, porządkowania zaległych archiwów oraz wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów. W administracji i instytucjach publicznych potrzeba archiwistów wynika z obowiązków ustawowych i kontroli, natomiast w sektorze prywatnym rośnie znaczenie zgodności (compliance), RODO i uporządkowania dokumentacji klientowskiej.

Wpływ sztucznej inteligencji

AI jest przede wszystkim szansą: przyspiesza rozpoznawanie treści (OCR/HTR), automatyczne tagowanie i wstępną klasyfikację dokumentów oraz wykrywanie duplikatów. Nie zastąpi jednak w pełni technika archiwisty, bo kluczowe pozostają decyzje o wartości archiwalnej, poprawność kontekstu i układu zespołu, interpretacja przepisów oraz odpowiedzialność za udostępnianie. Rola pracownika będzie przesuwać się w stronę kontroli jakości, nadzoru nad procesami i bezpieczeństwa informacji.

Trendy rynkowe

Najważniejsze trendy to cyfryzacja i e-archiwizacja, integracja archiwów z systemami EZD, standaryzacja metadanych, rosnące wymagania w obszarze ochrony danych oraz rozwój usług zewnętrznych (outsourcing przechowywania i porządkowania). Coraz częściej oczekuje się też umiejętności pracy projektowej i przygotowania procedur dla całej organizacji.

Typowy dzień pracy: Technik archiwista

Dzień pracy łączy zadania magazynowe, biurowe i obsługę osób potrzebujących dostępu do dokumentów. Dużo zależy od tego, czy jest to archiwum państwowe, archiwum zakładowe w firmie czy projekt digitalizacyjny.

• Poranne obowiązki: sprawdzenie planu udostępnień, przyjęć akt, korespondencji i priorytetów (np. pilne odpisy/zaświadczenia)
• Główne zadania w ciągu dnia: porządkowanie i sygnowanie teczek, uzupełnianie ewidencji, tworzenie spisów i inwentarzy, odkładanie akt do magazynu
• Spotkania, komunikacja: kontakt z działami przekazującymi dokumenty, wyjaśnianie zasad klasyfikacji, obsługa interesantów/czytelni, konsultacje dot. brakowania
• Zakończenie dnia: podsumowanie wykonanych prac, zabezpieczenie i zamknięcie magazynu, przygotowanie paczek akt do udostępnienia lub skanowania na kolejny dzień

Narzędzia i technologie: Technik archiwista

W pracy technika archiwisty wykorzystuje się zarówno proste narzędzia do pracy z papierem, jak i systemy informatyczne do ewidencji oraz digitalizacji.

• Systemy EZD i obiegu dokumentów (zależnie od instytucji) oraz rejestry udostępnień
• Arkusze kalkulacyjne i edytory tekstu (np. do spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarzy, protokołów)
• Skanery (płaskie, przelotowe) i oprogramowanie do OCR
• Oprogramowanie do obróbki i kontroli jakości skanów (kadrowanie, prostowanie, kompresja, kontrola kompletności)
• Narzędzia archiwalne: pudła i teczki bezkwasowe, koszulki ochronne, rękawiczki, pędzle do oczyszczania, pieczątki/oznaczniki, etykiety (bez udostępniania danych)
• Regały stacjonarne i jezdne, wózki archiwalne, zamykane szafy na dokumentację wrażliwą

W wielu miejscach pracy kluczowe nie są „specjalistyczne maszyny”, lecz konsekwentne stosowanie procedur ewidencji, zabezpieczenia i udostępniania oraz sprawna obsługa systemów informatycznych.