Archiwista

Alternatywne, neutralne płciowo nazwy dla stanowiska: Archiwista

Polskie propozycje

• Archiwista / Archiwistka
• Kandydat / Kandydatka na stanowisko archiwisty
• Osoba na stanowisku archiwisty
• Specjalista / Specjalistka ds. archiwizacji i dokumentacji
• Pracownik / Pracowniczka archiwum

Angielskie propozycje

• Archivist
• Records Manager (w kontekście zarządzania dokumentacją)

Zarobki na stanowisku Archiwista

W zależności od doświadczenia i sektora możesz liczyć na zarobki od ok. 4 500 do 8 000 PLN brutto miesięcznie, a na stanowiskach kierowniczych lub w wyspecjalizowanych projektach (digitalizacja, zarządzanie dokumentacją) czasem więcej.

Na poziom wynagrodzenia wpływają m.in.:

• Doświadczenie zawodowe (opracowanie zasobu, nadzór, kontrole archiwów zakładowych)
• Region/miasto (większe ośrodki i stolice województw zwykle oferują wyższe stawki)
• Branża/sektor (archiwa państwowe i instytucje publiczne vs. firmy prywatne, kancelarie, sektor regulowany)
• Certyfikaty i specjalizacje (np. records management, ochrona danych, digitalizacja)
• Zakres odpowiedzialności (nadzór, szkolenia, prowadzenie projektów, koordynacja zespołu)
• Znajomość systemów EZD i narzędzi do ewidencji/udostępniania zasobu

Formy zatrudnienia i rozliczania: Archiwista

Archiwiści najczęściej pracują w instytucjach publicznych lub jednostkach organizacyjnych, gdzie dokumentacja powstaje masowo i musi być przechowywana zgodnie z przepisami. Spotykane są też zlecenia projektowe (porządkowanie zasobu, digitalizacja, brakowanie, wdrożenie instrukcji kancelaryjnej).

• Umowa o pracę (pełny etat, część etatu) – najczęstsza w archiwach państwowych, muzeach, uczelniach, urzędach
• Umowa zlecenie / umowa o dzieło – prace projektowe: porządkowanie, skanowanie, opracowanie inwentarzy
• Działalność gospodarcza (B2B) – konsulting, wdrożenia procedur archiwalnych, audyty archiwów zakładowych
• Praca tymczasowa / sezonowa – wsparcie przy dużych projektach digitalizacji i porządkowania zasobu
• Staże i praktyki – częste na wejściu do zawodu (archiwa, biblioteki, instytucje kultury)

Typowe formy rozliczania to pensja miesięczna (etat), stawka godzinowa/dzienna (zlecenia) lub ryczałt za etap projektu (np. opracowanie serii akt, przygotowanie spisów).

Zadania i obowiązki na stanowisku Archiwista

Zakres obowiązków archiwisty obejmuje zarówno prace merytoryczne (opracowanie i opis zasobu), jak i nadzór nad prawidłowym postępowaniem z dokumentacją w instytucjach wytwarzających akta.

• Przejmowanie materiałów archiwalnych i ocena ich stanu oraz kompletności
• Porządkowanie zespołów archiwalnych (segregacja według serii, systematyzacja, układ wewnętrzny, sygnowanie)
• Inwentaryzowanie jednostek archiwalnych i sporządzanie spisów zgodnie z metodyką archiwalną
• Opracowywanie pomocy archiwalnych: inwentarzy, katalogów, indeksów, skorowidzów, przewodników
• Zabezpieczanie archiwaliów (warunki przechowywania, opakowania bezkwasowe, podstawowe działania profilaktyczne)
• Udostępnianie archiwaliów do celów naukowych, popularyzacyjnych i prawnych (odpisy, wyciągi, reprodukcje)
• Wprowadzanie i aktualizacja danych w systemach informacji archiwalnej oraz ewidencjach
• Nadzorowanie materiałów archiwalnych w państwowych jednostkach organizacyjnych
• Kontrole archiwów zakładowych i wydawanie zaleceń dotyczących prowadzenia dokumentacji
• Ekspertyzy dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji oraz opiniowanie kwalifikacji archiwalnej
• Uzgadnianie i aktualizacja przepisów kancelaryjno-archiwalnych (np. instrukcje, rzeczowe wykazy akt)
• Szkolenie pracowników kancelaryjno-archiwalnych w jednostkach wytwarzających dokumentację

Wymagane umiejętności i kwalifikacje: Archiwista

Wymagane wykształcenie

• Najczęściej: studia wyższe (licencjat lub magister) – archiwistyka, historia, informacja naukowa i bibliotekoznawstwo, administracja lub kierunki pokrewne
• W praktyce pomocne są też studia podyplomowe z archiwistyki/zarządzania dokumentacją (records management)

Kompetencje twarde

• Znajomość metodyki archiwalnej: zasady porządkowania i opracowania zespołów archiwalnych
• Umiejętność tworzenia inwentarzy i pomocy archiwalnych oraz opisu jednostek
• Podstawy ochrony i konserwacji profilaktycznej materiałów papierowych i fotograficznych
• Znajomość obiegu dokumentów i zasad postępowania z dokumentacją (w tym elektroniczną)
• Sprawna praca z bazami danych i systemami ewidencji/udostępniania zasobu (w tym EZD, repozytoria)
• Umiejętność przygotowania dokumentów do digitalizacji i kontroli jakości skanów/metryk
• Podstawy prawa w obszarze dostępu do informacji, ochrony danych oraz udostępniania dokumentów

Kompetencje miękkie

• Dokładność i cierpliwość (praca z dużą liczbą jednostek, metadanymi i szczegółami opisu)
• Organizacja pracy i umiejętność priorytetyzacji
• Odpowiedzialność i etyka (praca z dokumentami o znaczeniu prawnym i historycznym)
• Komunikacja i nastawienie na obsługę użytkownika (czytelnia, zapytania, kwerendy)
• Umiejętność prowadzenia szkoleń i przekazywania zaleceń pokontrolnych

Certyfikaty i licencje

• Szkolenia z zarządzania dokumentacją / records management (programy branżowe, kursy uczelni i instytucji)
• Szkolenia z ochrony danych (RODO) i bezpieczeństwa informacji
• Kursy z digitalizacji i opisu metadanych (np. standardy biblioteczno-archiwalne, praktyki repozytoryjne)

Specjalizacje i ścieżki awansu: Archiwista

Warianty specjalizacji

• Archiwista zasobu historycznego – opracowanie zespołów archiwalnych, tworzenie inwentarzy i pomocy naukowych
• Archiwista ds. nadzoru i kontroli – audyty archiwów zakładowych, zalecenia, uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• Archiwista cyfrowy / e-archiwista – ewidencja i udostępnianie cyfrowe, metadane, repozytoria, współpraca z EZD
• Specjalista ds. digitalizacji – przygotowanie materiałów, standardy skanowania, kontrola jakości, workflow
• Archiwista naukowy – badania nad zespołami archiwalnymi, publikacje źródłowe, działalność popularyzacyjna

Poziomy stanowisk

• Junior / Początkujący – wsparcie w porządkowaniu, ewidencji i obsłudze udostępniania, praca pod nadzorem
• Mid / Samodzielny – samodzielne opracowanie zespołów, prowadzenie kwerend, współpraca przy kontrolach
• Senior / Ekspert – projektowanie metodyki opracowania, koordynacja prac, specjalistyczne ekspertyzy
• Kierownik / Manager – kierowanie oddziałem/zespołem, planowanie zasobów, nadzór jakości, budżetowanie projektów

Możliwości awansu

Typowa ścieżka kariery prowadzi od stanowisk asystenckich do samodzielnego archiwisty odpowiedzialnego za określony zasób lub proces (np. udostępnianie, nadzór, digitalizacja). Dalszy awans to rola ekspercka albo kierownicza (koordynator pracowni/oddziału). W instytucjach naukowych i kultury możliwy jest rozwój w kierunku działalności badawczej i publikacyjnej oraz prowadzenia projektów grantowych.

Ryzyka i wyzwania w pracy: Archiwista

Zagrożenia zawodowe

• Obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego (dźwiganie pudeł, praca stojąca, powtarzalne czynności)
• Kontakt z kurzem, pleśnią i alergenami w starszych zasobach (konieczność stosowania środków ochrony i procedur)
• Zmęczenie wzroku i obciążenie ergonomiczne przy długiej pracy przy komputerze

Wyzwania w pracy

• Łączenie pracy z dokumentacją papierową i cyfrową oraz szybkie zmiany narzędzi i standardów opisu
• Duża odpowiedzialność za kompletność, integralność i bezpieczeństwo informacji
• Presja terminów w projektach porządkowania/digitalizacji oraz ograniczenia zasobów kadrowych
• Trudne decyzje dotyczące kwalifikacji archiwalnej i zasad udostępniania (np. dane wrażliwe)

Aspekty prawne

Archiwista działa w otoczeniu przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, zasad jej przechowywania i udostępniania, a także ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. W praktyce oznacza to konieczność stosowania procedur, prowadzenia rzetelnej ewidencji oraz zachowania należytej staranności przy wydawaniu odpisów, reprodukcji i informacji z materiałów archiwalnych.

Perspektywy zawodowe: Archiwista

Zapotrzebowanie na rynku pracy

Zapotrzebowanie na archiwistów w Polsce jest raczej stabilne, z okresowymi wzrostami wynikającymi z projektów digitalizacji, porządkowania zaległości oraz wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów. W sektorze publicznym liczba etatów bywa ograniczona budżetowo, natomiast w sektorze prywatnym rośnie znaczenie ról związanych z zarządzaniem dokumentacją, zgodnością i bezpieczeństwem informacji.

Wpływ sztucznej inteligencji

AI jest przede wszystkim wsparciem: automatyzuje OCR, rozpoznawanie formularzy, wstępną ekstrakcję metadanych, klasyfikację i wyszukiwanie semantyczne. Nie zastąpi jednak archiwisty w ocenie wartości archiwalnej, podejmowaniu decyzji o udostępnianiu, interpretacji kontekstu powstania dokumentów ani w nadzorze nad zgodnością procedur. Rola archiwisty będzie przesuwać się w stronę kontroli jakości danych, definiowania standardów opisu i bezpiecznego udostępniania zasobów cyfrowych.

Trendy rynkowe

Najważniejsze trendy to: cyfryzacja zasobu i budowa repozytoriów, rozwój EZD i archiwizacji dokumentów elektronicznych, rosnące znaczenie cyberbezpieczeństwa i ochrony danych, standaryzacja metadanych oraz oczekiwanie szybkiego, zdalnego dostępu do archiwaliów (usługi online, skany na żądanie).

Typowy dzień pracy: Archiwista

Dzień pracy archiwisty zależy od tego, czy dominuje opracowanie zasobu, obsługa użytkowników czy zadania nadzorcze. Zwykle łączy pracę przy dokumentach z pracą przy komputerze i kontaktami z instytucjami lub interesantami.

• Poranne obowiązki – przegląd planu prac, przygotowanie jednostek do opracowania/udostępniania, sprawdzenie warunków magazynowych (organizacyjnie)
• Główne zadania w ciągu dnia – porządkowanie i opisywanie materiałów, tworzenie lub aktualizacja inwentarza, wprowadzanie danych do systemu informacji archiwalnej
• Spotkania, komunikacja – odpowiedzi na zapytania, obsługa czytelni, konsultacje z archiwami zakładowymi, czasem szkolenia lub zalecenia pokontrolne
• Zakończenie dnia – zabezpieczenie opracowanych jednostek, odnotowanie postępów, przygotowanie materiałów na kolejny dzień lub przekazanie ich do magazynu

Narzędzia i technologie: Archiwista

W pracy archiwisty wykorzystywane są zarówno narzędzia do bezpiecznego obchodzenia się z dokumentami, jak i systemy informatyczne do ewidencji, opisu oraz udostępniania zasobu.

• Systemy EZD i narzędzia do zarządzania dokumentacją (workflow, rejestry spraw, klasyfikacja)
• Bazy danych i systemy informacji archiwalnej (ewidencja zasobu, metadane, wyszukiwanie)
• Skanery (płaskie, przelotowe) oraz sprzęt do digitalizacji specjalnej (np. stanowiska do ksiąg)
• Oprogramowanie OCR i narzędzia do kontroli jakości skanów oraz metadanych
• Narzędzia biurowe: edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, poczta, systemy ticketowe do zapytań
• Materiały i akcesoria archiwalne: pudła i teczki bezkwasowe, przekładki, etykiety techniczne, rękawiczki, podpórki do ksiąg
• Narzędzia do pomiaru/monitoringu warunków przechowywania (temperatura, wilgotność) – zależnie od miejsca pracy