Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Alternatywne, neutralne płciowo nazwy dla stanowiska: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Polskie propozycje

• Kierownik / Kierowniczka agencji ds. usług sportowych, turystycznych i kulturalnych
• Osoba na stanowisku kierownika agencji ds. usług sportowych / turystycznych / kulturalnych
• Menadżer / Menadżerka agencji ds. usług sportowych / turystycznych / kulturalnych
• Szef / Szefowa agencji ds. usług sportowych / turystycznych / kulturalnych
• Kandydat / Kandydatka na stanowisko kierownika agencji ds. usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Angielskie propozycje

• Sports/Tourism/Cultural Services Agency Manager
• Events & Services Agency Manager

Zarobki na stanowisku Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

W zależności od skali agencji i doświadczenia możesz liczyć na zarobki od ok. 8 000 do 18 000 PLN brutto miesięcznie, a w dużych agencjach lub przy projektach premium również wyższe (często z premią za wynik).

Na wysokość wynagrodzenia wpływają m.in.:

• Doświadczenie zawodowe (zarządzanie projektami, zespołem, budżetem)
• Region/miasto (najwyższe stawki zwykle w dużych ośrodkach)
• Branża/sektor (eventy korporacyjne, turystyka przyjazdowa, kultura publiczna vs komercyjna)
• Skala projektów i odpowiedzialność (budżety, ryzyko, liczba wydarzeń)
• Model wynagradzania (premie, prowizje od sprzedaży, KPI)
• Certyfikaty i specjalizacje (np. event management, marketing digital, bezpieczeństwo imprez)
• Znajomość języków obcych i sieć kontaktów branżowych

Formy zatrudnienia i rozliczania: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

W tym zawodzie spotyka się zarówno stabilne zatrudnienie etatowe (zwłaszcza w większych firmach i instytucjach), jak i współpracę kontraktową przy projektach oraz w modelu B2B.

• Umowa o pracę (pełny etat; czasem zadaniowy czas pracy, rzadziej część etatu)
• Umowa zlecenie / umowa o dzieło (częściej przy pojedynczych wydarzeniach lub okresach wzmożonej realizacji)
• Działalność gospodarcza (B2B) (popularna w agencjach eventowych i marketingowych; rozliczanie za miesiąc lub projekt)
• Praca tymczasowa / sezonowa (częstsza w turystyce i przy sezonowych cyklach imprez)
• Powołanie/kontrakt menedżerski (sporadycznie w większych organizacjach)

Typowe formy rozliczania to: stała stawka miesięczna, premia uzależniona od realizacji KPI (sprzedaż, marża, rentowność projektów), czasem prowizja od pozyskanych kontraktów oraz dodatki za dyspozycyjność podczas wydarzeń (weekendy, wieczory).

Zadania i obowiązki na stanowisku Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Zakres obowiązków łączy zarządzanie biznesem, sprzedażą i relacjami z klientami z koordynacją realizacji wydarzeń oraz prowadzeniem zespołu.

• Tworzenie strategii agencji oraz planów krótko-, średnio- i długoterminowych
• Budowanie polityki cenowej na podstawie kosztów własnych i analizy rynku
• Przygotowywanie ofert, wycen i prezentacji dla klientów
• Pozyskiwanie klientów i kontrahentów oraz utrzymywanie relacji biznesowych
• Nadzór nad biznesplanami dla usług i całej agencji (cele, budżety, rentowność)
• Zarządzanie zasobami i kosztami (ludzie, podwykonawcy, sprzęt, logistyka)
• Rekrutacja pracowników, przydział zadań, sprzętu i organizacja pracy zespołu
• Kontrola jakości, terminów i efektów pracy oraz rozliczanie projektów
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy (urlopy, zwolnienia, nadgodziny)
• Organizacja szkoleń i wspieranie rozwoju kompetencji pracowników
• Zapewnienie zgodności realizacji usług z przepisami (w tym wymogami dot. imprez i bezpieczeństwa)
• Nadzór nad marketingiem i promocją usług agencji oraz jej wizerunkiem

Wymagane umiejętności i kwalifikacje: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Wymagane wykształcenie

• Najczęściej wyższe: zarządzanie, marketing, turystyka i rekreacja, kulturoznawstwo, sport i organizacja wydarzeń, ekonomia
• W praktyce liczy się także doświadczenie projektowe: eventy, turystyka, kultura, sprzedaż B2B

Kompetencje twarde

• Budżetowanie, kalkulacje kosztów, kontrola rentowności projektów
• Tworzenie ofert, wycen, umów i praca z harmonogramem realizacji
• Negocjacje z klientami i podwykonawcami (obiekty, artyści, transport, technika)
• Znajomość podstaw prawa i wymogów organizacyjnych wydarzeń (bezpieczeństwo, ubezpieczenia, RODO, umowy)
• Marketing i sprzedaż: plan kampanii, media społecznościowe, performance, PR
• Znajomość języków obcych (często angielski; przy turystyce także inne języki)
• Raportowanie dla zarządu/klientów (KPI, wyniki, rekomendacje)

Kompetencje miękkie

• Przywództwo i motywowanie zespołu
• Wysoka organizacja pracy, priorytetyzacja i odporność na presję czasu
• Komunikacja i asertywność (trudne rozmowy, zarządzanie oczekiwaniami klienta)
• Myślenie biznesowe i decyzyjność
• Rozwiązywanie konfliktów oraz zarządzanie ryzykiem

Certyfikaty i licencje

• Prince2 / PMI (PMP, CAPM) lub AgilePM/Scrum (pomocne w zarządzaniu projektami)
• Certyfikaty marketingowe (np. Google Analytics/Ads) – przy agencjach nastawionych na performance
• Szkolenia z bezpieczeństwa imprez, pierwszej pomocy, zarządzania kryzysowego (często mile widziane)

Specjalizacje i ścieżki awansu: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Warianty specjalizacji

• Agencja eventów sportowych – organizacja zawodów, turniejów, eventów promocyjnych marek sportowych, współpraca z obiektami i związkami sportowymi
• Agencja turystyczna i incoming – pakiety wyjazdowe, obsługa grup, MICE (meetings, incentives, conferences, events)
• Agencja kulturalna – festiwale, koncerty, projekty dla instytucji kultury, granty i współpraca z samorządami
• Eventy korporacyjne i brand experience – realizacje dla dużych klientów B2B, przetargi, długie kontrakty
• Marketing i promocja wydarzeń – specjalizacja w kampaniach, PR, partnerstwach i sponsoringu

Poziomy stanowisk

• Junior / Początkujący (np. koordynator/koordynatorka wydarzeń, asystent/ka project managera)
• Mid / Samodzielny (project manager, account manager, samodzielny koordynator/ka)
• Senior / Ekspert (senior project manager, senior account, lider/ka zespołu)
• Kierownik / Manager (kierownik agencji, head of events, operations manager)

Możliwości awansu

Typowa ścieżka prowadzi od koordynacji pojedynczych projektów do prowadzenia kluczowych klientów i większych budżetów, a następnie do zarządzania zespołem i P&L. W większych strukturach możliwy jest awans na stanowiska dyrektorskie (np. dyrektor operacyjny, dyrektor sprzedaży, managing director). Częstą ścieżką jest też założenie własnej agencji lub przejście do klienta (dział marketingu/eventów) jako manager ds. eventów.

Ryzyka i wyzwania w pracy: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Zagrożenia zawodowe

• Stres i przemęczenie wynikające z sezonowości, presji czasu i odpowiedzialności za wydarzenia
• Ryzyko błędów organizacyjnych (logistyka, umowy, bezpieczeństwo), które mogą generować straty finansowe i wizerunkowe
• Uciążliwości pracy w terenie (długie godziny na obiekcie, hałas, warunki pogodowe w plenerze)

Wyzwania w pracy

• Zarządzanie wieloma projektami równocześnie i nagłymi zmianami (np. odwołania, opóźnienia dostaw, absencje)
• Utrzymanie rentowności przy rosnących kosztach podwykonawców i wysokich oczekiwaniach klientów
• Budowanie stabilnego zespołu i ograniczanie rotacji w branży projektowej
• Konkurencja cenowa i konieczność ciągłego wyróżniania oferty

Aspekty prawne

W zależności od rodzaju usług istotne są m.in. przepisy dotyczące bezpieczeństwa wydarzeń (w tym wymogi organizacyjne i porządkowe), ubezpieczenia, umowy z podwykonawcami i artystami, prawa autorskie i licencyjne, RODO oraz BHP. Kierownik/kierowniczka często odpowiada za wdrożenie procedur i nadzór nad zgodnością realizacji z przepisami oraz zapisami kontraktów.

Perspektywy zawodowe: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Zapotrzebowanie na rynku pracy

Zapotrzebowanie utrzymuje się na stałym poziomie z okresowymi wzrostami w sezonach eventowych i turystycznych. Rynek sprzyja osobom, które łączą kompetencje sprzedażowe, operacyjne i finansowe, ponieważ agencje szukają menedżerów dowożących wynik i potrafiących utrzymać jakość realizacji.

Wpływ sztucznej inteligencji

AI jest przede wszystkim szansą: przyspiesza tworzenie ofert, harmonogramów, komunikacji marketingowej, analiz kosztów i raportów, a także ułatwia research podwykonawców i trendów. Nie zastąpi jednak kluczowych elementów pracy: negocjacji, budowania relacji, podejmowania decyzji w sytuacjach kryzysowych oraz odpowiedzialności za realizację wydarzenia. Rola przesunie się w stronę lepszego zarządzania danymi, automatyzacji procesów i kontroli jakości.

Trendy rynkowe

W Polsce rośnie znaczenie wydarzeń hybrydowych, zrównoważonej organizacji (eco-eventy), bezpieczeństwa i procedur kryzysowych oraz mierzenia efektu (KPI, ROI, atrybucja w marketingu). Coraz częściej klienci oczekują kompleksowej obsługi „end-to-end” (koncepcja, produkcja, promocja, raportowanie), co zwiększa zakres odpowiedzialności kierownika agencji.

Typowy dzień pracy: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

Dzień pracy zależy od tego, czy agencja jest w fazie sprzedaży, przygotowań czy realizacji wydarzenia. W tygodniach eventowych rytm pracy bywa podporządkowany harmonogramowi imprezy.

• Poranne obowiązki: przegląd statusów projektów, priorytetów, budżetów i ryzyk; szybkie ustalenia z liderami projektów
• Główne zadania w ciągu dnia: przygotowanie ofert i wycen, negocjacje z kontrahentami, decyzje zakupowe, zatwierdzanie harmonogramów i działań marketingowych
• Spotkania, komunikacja: rozmowy z klientami, briefy kreatywne, spotkania zespołowe, uzgodnienia z obiektami i podwykonawcami
• Zakończenie dnia: kontrola realizacji KPI, akceptacje materiałów, podsumowanie postępów, plan na kolejny dzień; w dniach wydarzeń – nadzór na miejscu i bieżące rozwiązywanie problemów

Narzędzia i technologie: Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych

To zawód silnie „narzędziowy” – oparty o planowanie, komunikację i raportowanie. Dobór systemów zależy od wielkości agencji i typu usług.

• Pakiety biurowe: Microsoft 365 lub Google Workspace (arkusze budżetowe, prezentacje, dokumenty)
• Narzędzia do zarządzania projektami: Asana, Trello, Jira, Monday.com
• CRM i sprzedaż: HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM lub systemy firmowe
• Komunikacja: Microsoft Teams, Slack, Zoom, komunikatory telefoniczne
• Marketing: Meta Business Suite, Google Analytics, narzędzia do e-mail marketingu (np. Mailchimp)
• Grafika i materiały: Canva, podstawy Adobe (w zależności od zespołu)
• Finanse i rozliczenia: systemy księgowe/ERP, narzędzia do fakturowania, kontrola kosztów

Przy realizacji wydarzeń wykorzystywane są też checklisty produkcyjne, plany obiektu, harmonogramy techniczne oraz (w zależności od projektu) systemy rejestracji uczestników i biletowania.