eUmowy będą dla wszystkich pracodawców. Rząd szykuje większy katalog umów

Cyfryzacja kadr i płac nabiera tempa. 24 lutego 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o systemie eUmów, przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zmiany mają poszerzyć dostęp do narzędzia, dodać kolejne typy umów i ułatwić obsługę zatrudnienia – w tym także cudzoziemców.

Co to jest system eUmów i jak działa dziś

System eUmów to państwowy system teleinformatyczny, który wystartował 7 stycznia 2026 r. Umożliwia zawieranie, zmianę i rozwiązanie wybranych umów oraz prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że pracodawca i pracownik (lub zleceniobiorca) mogą skorzystać z gotowych szablonów, a następnie wygenerować powiązane dokumenty – np. aneks czy wypowiedzenie. Istotną funkcją jest też możliwość elektronicznego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej bez obowiązku trzymania papierowych akt.

System oferuje również „jedno miejsce” do formalności związanych z ubezpieczeniami i podatkami: zgłoszenia i obsługa rozliczeń odbywają się przez integrację z ZUS i KAS (informacja MRiPS).

Najważniejsza zmiana: eUmowy dla każdego pracodawcy

Dziś z eUmów mogą korzystać tylko pracodawcy zatrudniający do 9 pracowników. Zgodnie z przyjętym projektem ma się to zmienić: system ma być dostępny dla wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości organizacji.

Dla firm oznacza to potencjalnie łatwiejsze porządkowanie procesów kadrowych, a dla kandydatów i pracowników – większą przewidywalność w obiegu dokumentów (np. szybki dostęp do treści umowy czy dokumentów kadrowych w wersji elektronicznej).

Szerszy katalog umów: nie tylko etat i zlecenie

Obecnie eUmowy wspierają m.in. umowę o pracę, umowę zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające (np. z nianią). Projekt nowelizacji zakłada dodanie kolejnych dokumentów i typów umów, w tym m.in.:

• umów o zakazie konkurencji,
• umów szkoleniowych,
• umów o współodpowiedzialności materialnej,
• umów o wolontariat.

W praktyce to istotne zwłaszcza dla pracodawców, którzy dotąd część dokumentacji musieli prowadzić „obok” – w innych systemach, plikach lub papierze.

Nowość: obsługa umów zawartych poza systemem

Jedna z bardziej praktycznych zapowiedzi dotyczy sytuacji, gdy firma zawarła umowę tradycyjnie (np. wcześniej lub z powodów organizacyjnych), ale chce mieć porządek w e-aktach. Projekt przewiduje dodanie możliwości obsługi umów zawartych poza systemem.

To może ułatwić przechodzenie na cyfrowy obieg dokumentów stopniowo – bez konieczności „resetu” procedur i przenoszenia wszystkiego na raz.

Cudzoziemcy: mniej ręcznych obowiązków po stronie firmy

W projekcie przewidziano też ułatwienie dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Ma zostać wdrożone automatyczne przekazywanie kopii zawartej umowy do podmiotu, który wydał pozwolenie na pracę. Dla działów HR i biur rachunkowych to realna oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłek w obiegu dokumentów.

Rozliczenia do ZUS: zapowiedziane usprawnienia

Projekt zakłada także usprawnienie rozliczania należności publiczno-prawnych dla umów zawartych w systemie – w tym ułatwienia w przekazywaniu rozliczeń i dokumentów do ZUS. Choć szczegóły techniczne nie zostały w komunikacie opisane, kierunek jest jasny: mniej „przepisywania” danych i mniej kroków w kilku systemach.

Dobrowolnie i bezpłatnie – z prawem pracownika do tradycyjnej formy

Warto podkreślić dwie zasady, które mają się nie zmienić: korzystanie z systemu eUmów ma pozostać dobrowolne i bezpłatne. Co więcej, jak wskazuje MRiPS, pracownik będzie mógł wymagać zawarcia umowy w tradycyjnej formie. To ważna informacja dla osób, które wolą papierową dokumentację albo nie czują się pewnie w narzędziach cyfrowych.

Kiedy wejdą nowe funkcje

Choć projekt został przyjęty przez Radę Ministrów 24 lutego 2026 r., uruchomienie nowych funkcjonalności jest planowane dopiero na 2029 r. Oznacza to, że rynek pracy ma czas na przygotowanie procesów, procedur i narzędzi wspierających obsługę e-dokumentów.

Gdzie szukać instrukcji i pomocy

Ministerstwo wskazuje, że na Praca.gov.pl dostępny jest podręcznik użytkownika. W razie pytań można skontaktować się z Centrum Informacyjnym „Zielona Linia” (tel. 19524) lub zgłaszać uwagi na adres: eumowy@mrpips.gov.pl.

Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, 2026-02-24, https://www.gov.pl/web/rodzina/system-eumow-jeszcze-bardziej-funkcjonalny-rada-ministrkow-przyjela-nasz-projekt