Układy zbiorowe pracy po nowemu: kogo obejmą i jak je zgłosić po 13.12.2025

Układy zbiorowe wracają do gry – ale na innych zasadach

Od 13 grudnia 2025 r. zasady zawierania, obowiązywania i ewidencjonowania układów zbiorowych pracy reguluje już nie Kodeks pracy, lecz ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661). To duża zmiana dla firm, związków zawodowych i – co szczególnie ważne – dla osób, które szukają stabilnych warunków zatrudnienia lub chcą je negocjować w swojej organizacji.

Nowe przepisy mają m.in. uprościć procedury i wzmocnić dialog społeczny. W tle jest też prawo UE: dyrektywa 2022/2041 zakłada, że państwa z niskim zasięgiem rokowań zbiorowych (poniżej 80%) powinny budować ramy wspierające rokowania.

Kogo może obejmować układ? Zmiana ważna także dla „nie-etatowych”

Jedna z kluczowych nowości to oparcie definicji stron i zakresu podmiotowego na pojęciach z ustawy o związkach zawodowych. W praktyce oznacza to szersze podejście do tego, kogo obejmują regulacje układowe.

Zgodnie z ustawą, układ zbiorowy pracy może obejmować wszystkie osoby wykonujące pracę zarobkową – czyli nie tylko pracowników na etacie, ale też osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (chyba że strony układu postanowią inaczej).

Co to oznacza dla kandydatów do pracy? Warto podczas rekrutacji pytać, czy w firmie obowiązuje układ lub czy trwają rokowania – bo realnie może on porządkować zasady wynagradzania, czasu pracy czy polityki antymobbingowej szerzej niż sam regulamin wynagradzania.

Otwarty katalog spraw: nie tylko płace i czas pracy

Nowa ustawa odchodzi od zamkniętego „spisu tematów”. Katalog spraw, które można uregulować w układzie w sposób bezwzględnie obowiązujący, jest otwarty. Układ może więc wykraczać poza klasyczne obszary (wynagrodzenia, normy i rozkłady czasu pracy) i obejmować m.in.:

• rozwiązania wspierające łączenie życia zawodowego z prywatnym,
• zarządzanie wiekiem i aktywne starzenie,
• standardy przeciwdziałania naruszeniom godności i dóbr osobistych,
• mechanizmy ochrony przed nierównym traktowaniem,
• procedury i działania anty-mobbingowe.

Jednocześnie pozostaje fundamentalna zasada korzystności: układ nie może wprowadzać rozwiązań mniej korzystnych niż przepisy prawa pracy. Jak wskazuje PIP, postanowienia naruszające tę zasadę są nieważne z mocy prawa (informacja PIP).

Zamiast rejestracji: Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP)

Kolejna zmiana, szczególnie istotna dla pracodawców: rezygnacja ze skomplikowanej, papierowej procedury rejestracji. Układy mają trafiać do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) – systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez ministra właściwego ds. pracy.

Jak ma działać zgłoszenie?

• zgłoszenie przez formularze w systemie KEUZP,
• dołączenie cyfrowego odwzorowania (np. skanu) układu lub protokołu dodatkowego,
• cel zgłoszenia jest informacyjny – minister nie ma weryfikować prawnie treści zgłoszenia.

Zgłoszenie uznaje się za prawidłowe, gdy podmiot otrzyma potwierdzenie przyjęcia danych z numerem nadanym w ewidencji. Co ważne, układ wejdzie w życie w terminie w nim określonym, ale nie wcześniej niż w dniu prawidłowego zgłoszenia do KEUZP.

Okres przejściowy: co zanim KEUZP ruszy?

KEUZP ma zostać utworzona w terminie dwóch lat od wejścia w życie ustawy. Do tego czasu obowiązek zgłaszania wymaganych informacji trzeba realizować poprzez ich przekazanie drogą elektroniczną do ministra właściwego ds. pracy.

Ryzyka i odpowiedzialność: prawo przewiduje sankcje

W komunikacie PIP podkreślono też, że wskazane w nowej ustawie czyny stanowią przestępstwo lub wykroczenie zagrożone sankcją karną. Dla firm oznacza to, że warto uporządkować proces rokowań i obiegu dokumentów, a dla pracowników i związków – pilnować standardów negocjacji i stosowania układu.

Co zyskuje rynek pracy?

W zamyśle ustawodawcy uproszczenia mają sprzyjać „odbudowie znaczenia” układów. Dla kandydatów do pracy może to oznaczać bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia (bo część zasad ustala się wspólnie i „systemowo”), a dla pracodawców – możliwość ujednolicenia standardów w organizacji i stabilizowania relacji ze stroną społeczną.

Jeśli jesteś pracodawcą, sprawdź, czy Twoja organizacja jest gotowa na nowy model ewidencjonowania i czy w firmie istnieje potencjał do uregulowania w układzie takich tematów jak antymobbing, równe traktowanie czy elastyczność pracy. Jeśli jesteś pracownikiem lub kandydatem – pytaj o to wprost: układ może realnie wpływać na codzienną jakość pracy.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy, 2026-02-18, https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/dialog-spoleczny-uklady-zbiorowe-pracy-na-nowych-zasadach