Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Alternatywne, neutralne płciowo nazwy dla stanowiska: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Polskie propozycje

• Kierownik/Kierowniczka do spraw zarządzania flotą samochodową
• Specjalista/Specjalistka ds. zarządzania flotą samochodową
• Koordynator/Koordynatorka floty samochodowej
• Osoba na stanowisku kierowniczym ds. floty samochodowej
• Kandydat/Kandydatka na stanowisko kierownicze ds. floty samochodowej

Angielskie propozycje

• Fleet Manager
• Vehicle Fleet Operations Manager

Zarobki na stanowisku Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

W zależności od doświadczenia i skali floty możesz liczyć na zarobki od ok. 9 000 do 18 000 PLN brutto miesięcznie, a w dużych organizacjach i przy rozbudowanej odpowiedzialności także wyżej (zwykle z premią).

Na wynagrodzenie wpływają m.in.:

• Doświadczenie zawodowe (wielkość floty, odpowiedzialność budżetowa, liczba lokalizacji)
• Region/miasto (najwyższe stawki zwykle w dużych ośrodkach i przy centralach firm)
• Branża/sektor (logistyka, e-commerce, FMCG, leasing/CFM, budownictwo, serwis)
• Certyfikaty i specjalizacje (np. zarządzanie kosztami TCO, ESG/elektromobilność, zarządzanie ryzykiem)
• Skala i złożoność floty (osobowe vs. dostawcze/ciężkie, kraj/międzynarodowo, telematyka)
• Zakres roli (zakupy, ubezpieczenia, likwidacja szkód, negocjacje umów, zarządzanie zespołem)
• System premiowy (KPI: koszt/km, szkodowość, dostępność pojazdów, terminowość serwisów)

Formy zatrudnienia i rozliczania: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Najczęściej jest to stanowisko etatowe w firmach posiadających własną flotę lub w dostawcach usług flotowych (CFM, leasing, transport). W mniejszych organizacjach funkcja bywa łączona z logistyką, administracją lub zakupami.

• Umowa o pracę (pełny etat; rzadziej część etatu w mniejszych firmach)
• Umowa zlecenie / umowa o dzieło (sporadycznie, np. wdrożenie procedur flotowych, audyt kosztów)
• Działalność gospodarcza (B2B) (spotykane w rolach konsultingowych lub w grupach kapitałowych)
• Praca tymczasowa / sezonowa (rzadko; np. zastępstwo, projekt wymiany floty)
• Kontrakt menedżerski (czasem w dużych spółkach)

Typowe formy rozliczania: stała pensja miesięczna + premia (miesięczna/kwartalna/roczna) uzależniona od KPI; dodatki (np. samochód służbowy, budżet szkoleniowy). Rzadziej spotyka się stawkę godzinową (zwykle w projektach/audytach).

Zadania i obowiązki na stanowisku Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Głównym celem pracy jest zapewnienie dostępnej, bezpiecznej i kosztowo efektywnej floty, zgodnej z polityką firmy oraz przepisami. Zakres obowiązków łączy elementy zakupów, operacji, analityki i zarządzania ludźmi.

• Monitorowanie stanu floty (liczba pojazdów, przebiegi, dostępność, plan wymian)
• Planowanie oraz realizacja zakupów, leasingu i sprzedaży/odsprzedaży pojazdów
• Budżetowanie kosztów floty i kontrola wykonania budżetu
• Organizacja przeglądów, serwisów, napraw bieżących i powypadkowych
• Obsługa szkód komunikacyjnych (zgłoszenia, dokumentacja, rozliczenia z ubezpieczycielem)
• Analiza i optymalizacja kosztów (np. TCO, koszt/km, paliwo/energia, serwis, opony)
• Weryfikacja i negocjowanie umów (serwis, CFM, leasing, ubezpieczenia, transport)
• Tworzenie procedur flotowych (zasady użytkowania, rozliczenia, bezpieczeństwo)
• Raportowanie i przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań transportowych
• Koordynacja pracy podległych pracowników (np. koordynatorów, kierowców) i wsparcie operacyjne
• Budowanie relacji z kluczowymi klientami/dostawcami i dbanie o jakość usług
• Dbanie o BHP, ergonomię, ochronę środowiska i standardy etyki oraz poufności

Wymagane umiejętności i kwalifikacje: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Wymagane wykształcenie

• Najczęściej: wykształcenie wyższe (mile widziane), np. logistyka, transport, zarządzanie, ekonomia, inżynieria/automotive
• Alternatywnie: średnie + duże doświadczenie w administracji floty/serwisie/logistyce

Kompetencje twarde

• Znajomość zasad eksploatacji pojazdów, przeglądów, serwisu oraz procesu napraw powypadkowych
• Budżetowanie, kontroling kosztów, analityka (TCO, koszt/km, szkodowość, KPI)
• Umiejętność negocjowania i weryfikacji umów (leasing, CFM, serwis, ubezpieczenia)
• Podstawowa znajomość prawa w obszarze transportu i użytkowania pojazdów w firmie (np. dokumentacja, odpowiedzialność, RODO w telematyce)
• Sprawna obsługa Excela/arkuszy, raportowania oraz systemów flotowych/telematyki
• Prawo jazdy kat. B (często wymagane); dodatkowe kategorie bywają atutem

Kompetencje miękkie

• Bardzo dobra organizacja pracy i priorytetyzacja (wiele równoległych tematów)
• Komunikacja i współpraca (kierowcy, serwisy, ubezpieczyciele, zakupy, finanse)
• Odporność na stres i decyzyjność (awarie, wypadki, pilne potrzeby operacyjne)
• Dokładność i odpowiedzialność za dokumenty oraz budżety
• Umiejętność zarządzania zespołem i egzekwowania standardów

Certyfikaty i licencje

• Szkolenia/certyfikaty z zarządzania flotą i kosztami (np. kursy fleet management, TCO)
• Szkolenia z negocjacji, zakupów, controllingu lub zarządzania projektami (np. PRINCE2/Agile – jako atut)
• Szkolenia z eco-drivingu i bezpieczeństwa ruchu drogowego (przydatne przy szkoleniu kierowców)

Specjalizacje i ścieżki awansu: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Warianty specjalizacji

• Flota osobowa (car policy, przydziały aut, rozliczenia, optymalizacja kosztów użytkowników)
• Flota dostawcza/operacyjna (wysoka intensywność eksploatacji, dostępność pojazdów, serwis 24/7)
• Elektromobilność i transformacja floty (dobór EV/PHEV, ładowanie, rozliczanie energii, ESG)
• Telematyka i data-driven fleet (monitoring stylu jazdy, optymalizacja tras, prewencja szkód)
• Ubezpieczenia i likwidacja szkód (zarządzanie szkodowością, procedury, współpraca z brokerem)

Poziomy stanowisk

• Junior / Początkujący (np. asystent/koordynator floty, wsparcie administracyjne)
• Mid / Samodzielny (specjalista ds. floty, samodzielne prowadzenie części procesów)
• Senior / Ekspert (prowadzenie strategii flotowej, audyty, standardy i negocjacje kluczowe)
• Kierownik / Manager (zarządzanie budżetem i zespołem, odpowiedzialność za KPI i politykę flotową)

Możliwości awansu

Typowa ścieżka to przejście od koordynatora/specjalisty ds. floty do roli kierowniczej, a następnie do stanowisk regionalnych lub centralnych (Fleet Manager/Head of Fleet). W większych firmach możliwy jest awans do obszarów: logistyki/transportu, zakupów, administracji lub operations (np. Kierownik Transportu, Procurement Manager, Operations Manager).

Ryzyka i wyzwania w pracy: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Zagrożenia zawodowe

• Stres i presja czasu przy zdarzeniach drogowych, awariach i przestojach pojazdów
• Ryzyko wypadków podczas wizyt w terenie (parkingi, hale, serwisy) oraz w trakcie jazd służbowych
• Obciążenie psychiczne wynikające z odpowiedzialności finansowej (budżet, szkody, kary umowne)

Wyzwania w pracy

• Utrzymanie kosztów na zakładanym poziomie przy rosnących cenach serwisu, części, ubezpieczeń i energii/paliwa
• Zapewnienie dostępności floty (minimalizacja przestojów) i jednoczesne pilnowanie jakości napraw
• Ujednolicenie zasad użytkowania pojazdów i egzekwowanie polityki flotowej w wielu działach/oddziałach
• Skuteczne negocjacje z dostawcami oraz kontrola realizacji umów i SLA
• Zarządzanie zmianą: wymiana floty, wdrożenie telematyki, przejście na napędy alternatywne

Aspekty prawne

W praktyce ważna jest zgodność z umowami leasingu/najmu, procedurami ubezpieczeniowymi i wewnętrznymi regulaminami użytkowania pojazdów. Dochodzi też odpowiedzialność za prawidłowe przetwarzanie danych (np. dane kierowców w systemach telematycznych) oraz pilnowanie standardów BHP i ochrony środowiska w ramach organizacji.

Perspektywy zawodowe: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Zapotrzebowanie na rynku pracy

Zapotrzebowanie utrzymuje się na stabilnym, często rosnącym poziomie, szczególnie w firmach z rozproszoną sprzedażą, logistyką ostatniej mili oraz usługami serwisowymi. Floty są coraz bardziej kosztogenne i regulowane (ubezpieczenia, ESG), więc firmy szukają osób, które potrafią łączyć operacje, analitykę i negocjacje.

Wpływ sztucznej inteligencji

AI jest głównie szansą: automatyzuje raportowanie, wykrywa anomalie w kosztach, wspiera predykcję awarii (predictive maintenance) i analizę stylu jazdy. Nie zastąpi jednak roli kierownika w obszarach decyzyjnych: negocjacji umów, zarządzania ryzykiem, priorytetyzacji w kryzysach i pracy z ludźmi. W praktyce wzrośnie znaczenie kompetencji analitycznych i umiejętności pracy na danych.

Trendy rynkowe

Najważniejsze trendy to: elektryfikacja flot i rozwój infrastruktury ładowania, telematyka oraz rozliczanie kosztów w oparciu o dane (TCO), nacisk na bezpieczeństwo i redukcję szkodowości, outsourcing do CFM, a także standardy ESG i ślad węglowy w transporcie.

Typowy dzień pracy: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

Dzień pracy zwykle łączy zadania biurowe (analiza i dokumenty) z bieżącą obsługą zdarzeń oraz kontaktem z dostawcami i użytkownikami pojazdów.

• Poranne obowiązki: przegląd statusu floty (awarie, szkody, dostępność), weryfikacja zgłoszeń od kierowców/oddziałów
• Główne zadania w ciągu dnia: planowanie serwisów i aut zastępczych, zatwierdzanie kosztorysów, analiza kosztów i przebiegów, prace nad budżetem
• Spotkania, komunikacja: rozmowy z leasingodawcami/CFM, serwisami i ubezpieczycielami, uzgodnienia z działem finansów i zakupów, wsparcie zespołu
• Zakończenie dnia: aktualizacja raportów/KPI, kontrola realizacji zleceń, przygotowanie planu na kolejny dzień (np. odbiory i wydania pojazdów)

Narzędzia i technologie: Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową

W pracy kluczowe są narzędzia do monitoringu kosztów, harmonogramowania serwisów i raportowania, często zintegrowane z telematyką i finansami firmy.

• Systemy do zarządzania flotą (FMS) i zgłoszeniami serwisowymi/szkodowymi
• Telematyka/GPS, raporty stylu jazdy, zużycia paliwa/energii, geofencing
• Arkusze kalkulacyjne (Excel) i narzędzia BI (np. Power BI) do analizy KPI i TCO
• Systemy ERP/finansowo-księgowe (do rozliczeń, faktur, budżetów)
• Platformy leasingowe/CFM i portale ubezpieczycieli do obsługi szkód
• Narzędzia komunikacji i zarządzania zadaniami (Teams, Outlook, Jira/Trello – zależnie od firmy)