Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 5 marca 2026: 7 dni na zgłoszenie do PUP i nowe kary

Co zmieniło się od 5 marca 2026 r. i dlaczego to ważne

5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa z 23 stycznia 2026 r. dotycząca wygaszenia części rozwiązań z „ustawy pomocowej” dla obywateli Ukrainy oraz zmian w innych przepisach (Dz. U. poz. 203). Dla rynku pracy ma to bardzo praktyczny skutek: potwierdza i porządkuje zasady wykonywania pracy bez zezwolenia, ale jednocześnie mocniej akcentuje obowiązki informacyjne pracodawcy wobec urzędu pracy – oraz wprowadza sankcje za ich pominięcie.

Kto jest „beneficjentem ochrony czasowej” – i do kiedy trwa ochrona

Ustawa wprowadza nową definicję beneficjenta ochrony czasowej. W praktyce to cudzoziemiec należący do grup wysiedleńców wskazanych w decyzji Rady UE stwierdzającej masowy napływ osób z Ukrainy (m.in. decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/382).

Najważniejsza informacja dla pracowników i firm: beneficjenci ochrony czasowej są obecnie objęci ochroną do 4 marca 2027 r.

Praca bez zezwolenia – ale z obowiązkiem powiadomienia PUP

Beneficjent ochrony czasowej może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę, jednak na zasadach określonych w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Oznacza to przede wszystkim obowiązek po stronie podmiotu zatrudniającego.

Termin: 7 dni od rozpoczęcia pracy

Polski pracodawca (podmiot powierzający pracę) ma obowiązek powiadomić powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w RP w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

Dla kandydata do pracy to ważne, bo w razie kontroli legalność zatrudnienia bywa oceniana także przez pryzmat tego, czy pracodawca dopełnił formalności w terminie. Warto więc upewnić się w HR/kadrach, że zgłoszenie zostało wysłane.

Kiedy trzeba zgłosić zmianę warunków zatrudnienia (i znów liczy się 7 dni)

Nowe przepisy wymagają ponownego powiadomienia PUP, jeśli zmienią się istotne elementy pracy. Chodzi o sytuacje, w których w praktyce „zmienia się umowa” lub jej kluczowe parametry.

• zmiana rodzaju umowy (np. z umowy zlecenia na umowę o pracę)
• zmiana stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy
• zmniejszenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin w tygodniu/miesiącu
• obniżenie miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia

Na zgłoszenie zmian jest 7 dni od wystąpienia danej okoliczności. W praktyce oznacza to, że przy aneksach, zmianach grafiku z obniżeniem godzin czy korektach wynagrodzenia warto ustawić w firmie prostą procedurę: decyzja → dokument → zgłoszenie do PUP.

Grzywna za brak zgłoszenia: 1000–3000 zł

Niedopełnienie obowiązku złożenia wymaganego powiadomienia PUP jest wykroczeniem. Ustawa wskazuje sankcję: grzywna od 1000 zł do 3000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP).

Dla pracodawców to wyraźny sygnał, że formalności nie są „dodatkiem”, tylko elementem legalnego zatrudnienia. Dla pracowników – że warto dbać o jasne warunki pracy i dokumenty (rodzaj umowy, stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy), bo właśnie te elementy podlegają obowiązkowi zgłoszenia w razie zmian.

Ukrainiec bez ochrony czasowej? Uproszczenie nadal możliwe – do 4 marca 2029

Ustawa przewiduje ważne rozwiązanie także dla obywateli Ukrainy, którzy przebywają legalnie w Polsce, ale nie korzystają z ochrony czasowej (np. mają wizę albo zezwolenie na pobyt czasowy).

Taka osoba przez okres 3 lat (do 4 marca 2029 r.) ma prawo wykonywać pracę na zasadach przewidzianych dla cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej – czyli również w oparciu o powiadomienie PUP zgodnie z ustawą o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP.

Przepisy przejściowe: wcześniejsze powiadomienia pozostają ważne

Dobra wiadomość dla firm i pracowników: jeśli obywatel Ukrainy wykonywał pracę na podstawie powiadomienia do PUP złożonego przed wejściem w życie ustawy, to nie ma konieczności składania kolejnego powiadomienia. Zgłoszenia złożone przed 5 marca 2026 r. zachowują ważność.

Co warto zrobić w praktyce (pracodawca i kandydat)

• Pracodawca: wprowadź checklistę zgłoszeń do PUP i pilnuj terminów 7 dni – zarówno przy zatrudnieniu, jak i przy zmianach warunków
• HR/kadry: oznacz w procesie, które zmiany wymagają ponownego powiadomienia (zwłaszcza obniżenie godzin lub stawki)
• Kandydat/pracownik: poproś o potwierdzenie, że powiadomienie zostało złożone, i przechowuj dokumenty dot. umowy oraz warunków pracy

Uwaga: powyższy materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W razie wątpliwości co do statusu pobytu lub obowiązków zgłoszeniowych warto skonsultować się z kadrami, prawnikiem lub właściwym urzędem.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy, 2026-03-06, https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/ustawa-z-23-stycznia-2026-r-o-wygaszeniu-rozwiazan-wynikajacych-z-ustawy-o-pomocy-obywatelom-ukrainy-w-zwiazku-z-konfliktem-zbrojnym-na-terytorium-tego-panstwa-oraz-o-zmianie-niektorych-innych-ustaw