Dokumenty firmowe najlepiej przechowywać w formie zdigitalizowanej. Dane zapisane na papierze narażone są na
Dokumenty firmowe najlepiej przechowywać w formie zdigitalizowanej. Dane zapisane na papierze narażone są na działanie warunków atmosferycznych, moli, upływu czasu czy też czynnika ludzkiego, jak kradzież lub spalenie. Niestety ze względu prawnych, nadal większość dokumentacji musi być archiwizowana w oryginale (czyli papierowej formie), przez co proces digitalizacji może służyć jedynie jako kopia zapasowa do własnego wglądu.
Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek prawny
Będąc pracodawcą, należy mieć na uwadze, że przepisy Kodeksu pracy regulują, które dokumenty firmowe muszą być przechowywane, w jakiej formie i przez jaki czas. Jednym z takich dokumentów jest dokumentacja kadrowa. Nie może ona być narażona na zniszczenie czy uszkodzenie. W archiwach pracodawcy, według m.in. Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, musi ona być przechowywana przez 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Obecnie zgodnie z prawem dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w postaci fizycznej. Ministerstwo Rozwoju przedstawiło jednak w ostatnim czasie założenia ustawy pozwalającej zdigitalizować dokumenty kadrowe. Dzięki niej dane można będzie archiwizować na dyskach komputerów lub zewnętrznych serwerach. Umożliwi ona dodatkowo prowadzenie modelu mieszanego, gdzie część danych zostanie papierowa, a część elektroniczna. Wprowadzenie ustawy pozwoli także na zlecanie archiwizacji firmom oferującym serwery w chmurze.
Z jakich rozwiązań warto skorzystać przy archiwizacji dokumentów?
Oprócz dokumentacji kadrowej, faktur czy umów warto robić kopię zapasowe również wszelkich innych danych pojawiających się w obiegu firmy. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa można zdecydować się na dwa rozwiązania – własną serwerownię lub usługi w chmurze.
Własna serwerownia to idealna opcja dla dużych firm, które stać na zakup sprzętu i zatrudnienie dodatkowego pracownika – administratora. Dzięki niej można mieć pewność, że dane są w odpowiedni sposób zabezpieczone. Ryzyko wycieku danych lub awarii jest bliskie zeru i praktycznie zależy wyłącznie od nas.
Usługa chmury to rozwiązanie dla mniejszych firm. Pozwala zaoszczędzić pieniądze, a dodatkowo umożliwia dostęp do danych (jest on uzależniony jedynie od dostępu do internetu, a także działania serwerów ze strony usługodawcy) z każdego miejsca. Niestety przechowywanie dokumentów w chmurze wiąże się również z ryzykiem wycieku danych bądź atakami hakerskimi. Dane, które nie są trzymane w firmie, w oddzielnej sieci, nawet przy najlepszych zabezpieczeniach nie są bezpieczne.
