PIP odda pracodawcom egzemplarze układów zbiorowych: terminy i lista dokumentów

Nowy obowiązek po zmianach w prawie: co ogłosiła PIP

Państwowa Inspekcja Pracy przypomina o praktycznej konsekwencji wejścia w życie ustawy z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1661). Zgodnie z art. 54 tej ustawy okręgowy inspektor pracy ma obowiązek zwrócić pracodawcom egzemplarze określonych dokumentów, które znajdują się w dyspozycji inspektoratów.

Dla firm oznacza to, że w najbliższych latach mogą otrzymać z PIP zwrot dokumentacji dotyczącej zakładowych układów i porozumień. Dla pracowników i związków zawodowych to sygnał, by upewnić się, gdzie przechowywana jest aktualna wersja ustaleń, które realnie wpływają na warunki pracy.

Od kiedy liczy się termin i ile czasu ma PIP

Kluczowe są dwie daty wskazane w komunikacie PIP:

• 13 grudnia 2025 r. – dzień wejścia w życie ustawy, od którego liczy się termin,
• 3 lata – w takim czasie okręgowy inspektor pracy ma dokonać zwrotu egzemplarzy pracodawcom.

W praktyce oznacza to, że procedura zwrotu dokumentów może następować sukcesywnie, a nie „z dnia na dzień”. Warto zadbać, by w firmie była osoba lub zespół, który dopilnuje odbioru i prawidłowego zarchiwizowania zwróconych egzemplarzy.

Jakie dokumenty podlegają zwrotowi: lista z komunikatu PIP

Art. 54 obejmuje zwrot egzemplarzy, które są w dyspozycji okręgowych inspektorów pracy i dotyczą obowiązujących dokumentów zbiorowych. PIP wskazuje wprost, że chodzi o:

• układy zbiorowe pracy oraz protokoły dodatkowe do tych układów,
• porozumienia o stosowaniu układów oraz protokoły dodatkowe do tych porozumień.

Jeśli w przedsiębiorstwie w przeszłości podpisywano protokoły dodatkowe (np. zmieniające wybrane postanowienia układu), to właśnie one bywają kluczowe przy ustalaniu aktualnego brzmienia zasad – dlatego po zwrocie warto sprawdzić kompletność dokumentacji.

Kogo dotyczy zwrot dokumentów

Z komunikatu PIP wynika, że dokumenty zostaną zwrócone pracodawcom będącym stroną zakładowych układów zbiorowych pracy. To ważne doprecyzowanie: mowa jest o dokumentach dotyczących układów/porozumień na poziomie zakładu pracy, które znajdowały się w dyspozycji okręgowych inspektoratów.

Dlaczego to istotne dla HR i pracodawców

Zwrot egzemplarzy z PIP może wydawać się formalnością, ale w praktyce pomaga uporządkować firmowe „źródła prawa pracy” i ograniczyć ryzyka przy kontrolach lub sporach. Dla pracodawców i działów HR oznacza to szczególnie:

• lepszą archiwizację – komplet dokumentów w jednym miejscu ułatwia wykazanie, jakie warunki obowiązywały i od kiedy,
• spójność komunikacji – łatwiej przygotować jednolite odpowiedzi dla pracowników (np. o dodatkach, świadczeniach, zasadach premiowania),
• mniej nieporozumień – gdy w obiegu krąży kilka wersji dokumentów, rośnie ryzyko błędnej interpretacji.

Co to oznacza dla pracowników i organizacji pracowników

Dla osób zatrudnionych układ zbiorowy lub porozumienie zbiorowe często jest „praktycznym dodatkiem” do Kodeksu pracy: reguluje np. dodatki, nagrody, świadczenia socjalne czy zasady czasu pracy. Jeśli dokumenty wracają do pracodawcy, warto zadbać o przejrzystość dostępu do aktualnych zapisów w firmie.

Jeżeli pracujesz w organizacji pracowników lub po prostu chcesz wiedzieć, jakie zasady Cię obejmują, dopytaj w HR, gdzie dostępna jest obowiązująca wersja układu/porozumienia i protokołów dodatkowych.

Jak przygotować się w firmie: prosta checklista

• Wyznacz właściciela procesu (HR/kadry/biuro prawne) do kontaktu i odbioru zwracanych egzemplarzy.
• Sprawdź, jakie dokumenty zbiorowe obowiązują w zakładzie (układ, porozumienie o stosowaniu układu, protokoły dodatkowe).
• Po odbiorze zweryfikuj komplet (czy są wszystkie protokoły i załączniki).
• Zadbaj o archiwum i wersjonowanie – jeden „master” dokumentu i jasna ścieżka zmian.

W komunikacie PIP podkreślono obowiązek zwrotu w terminie 3 lat liczonych od 13 grudnia 2025 r. – warto więc potraktować to jako dobry moment na uporządkowanie dokumentacji wewnętrznej dotyczącej prawa pracy w firmie.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy, 2026-02-13, https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/panstwowa-inspekcja-pracy-informuje-uklady-zbiorowe-i-porozumienia-zbiorowe