Kadry na e-mailu: więcej spraw załatwisz elektronicznie. Ważne też terminy ekwiwalentu

Nowelizacja Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026: mniej papieru, więcej e-formy

27 stycznia 2026 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 25). Zmiany dotyczą trzech obszarów: możliwości stosowania postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z prawa pracy, doprecyzowania terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz zasad reprezentacji pracowników przy uzgodnieniach dotyczących ZFŚS.

Jak podkreślił Marcin Stanecki, Główny Inspektor Pracy, to „oczekiwana i pożyteczna zmiana” ułatwiająca prowadzenie dokumentacji (źródło: Państwowa Inspekcja Pracy).

1) Wnioski i informacje kadrowe w postaci papierowej lub elektronicznej

Najbardziej odczuwalna zmiana jest praktyczna: tam, gdzie przepisy wymagały dotąd „formy pisemnej” lub „wniosku pisemnego”, w wielu przypadkach wystarczy teraz postać papierowa lub elektroniczna. Dla pracowników oznacza to mniej biegania z wydrukami, a dla firm – sprawniejsze procedury i mniej archiwizacji papieru.

Jak szeroko rozumieć „postać elektroniczną”?

Zgodnie z informacją PIP pojęcie należy rozumieć szeroko – czynność można wykonać także przez narzędzia komunikacji elektronicznej, w tym e-mail, o ile możliwa jest identyfikacja osoby składającej wniosek/oświadczenie.

Jakie sprawy obejmuje e-forma (wybrane przykłady z przepisów)?

• Wnioski o organizację czasu pracy: indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 k.p.), skrócony tydzień pracy (art. 143 k.p.), system weekendowy (art. 144 k.p.), ruchomy czas pracy (art. 150 § 5 k.p.)
• Odpracowanie wyjścia prywatnego (art. 151 § 2¹ k.p.)
• Wniosek o czas wolny za nadgodziny (art. 151² § 1 k.p.)
• Urlop bezpłatny – wniosek (art. 174 § 1 k.p.) oraz zgoda pracownika na urlop bezpłatny w celu pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ § 1 k.p.)
• Potwierdzenie zapoznania z BHP (art. 237⁴ § 3 k.p.)
• Informacje po stronie pracodawcy: m.in. przekazanie informacji o monitoringu (art. 222 § 8 k.p.), informacja o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (art. 231 § 3 k.p.), informowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 k.p.)
• Sprawy dotyczące planowania czasu pracy: sporządzenie rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 k.p.) oraz przypadki, gdy nie ma obowiązku jego sporządzania (art. 129 § 4 pkt 3 i 4 k.p.)
• Konsultacje ze związkami: konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową (art. 38 § 1–2 k.p.)

Wskazówka dla pracowników: jeśli składasz wniosek e-mailem, zadbaj o to, by dało się jednoznacznie ustalić, że to Ty – np. wysyłka z firmowego adresu, podpis w stopce, a w organizacjach z obiegiem elektronicznym: przez wskazany system HR.

Wskazówka dla pracodawców: warto ujednolicić kanały (jeden adres e-mail lub system) i zasady potwierdzania odbioru, żeby nie było sporu, czy wniosek „dotarł” i kiedy.

2) Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: doprecyzowany termin wypłaty

Nowela doprecyzowuje art. 171 k.p. i wskazuje, kiedy wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy po zakończeniu zatrudnienia.

• Zasada: ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. (art. 171 § 4 k.p.)
• Wyjątek: jeśli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wtedy ekwiwalent wypłaca się w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania/wygaśnięcia (art. 171 § 4 k.p.)
• Dzień wolny: jeśli wyliczony termin wypada w dzień wolny od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym (art. 171 § 5 k.p.)

To ważne doprecyzowanie szczególnie przy rozstaniach „w środku miesiąca” lub w firmach z nietypowo ustalonym dniem wypłaty.

3) ZFŚS: gdy nie ma związków, potrzebne uzgodnienia z co najmniej dwoma pracownikami

Zmiany objęły także ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, to uzgodnienia w sprawach regulaminowych dotyczących m.in. wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu oraz uzgadniania regulaminu nie odbywają się już z jednym przedstawicielem.

Po nowelizacji wymagane są uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, przy czym – jak wynika z komunikatu PIP – musi to być co najmniej dwóch pracowników.

Co to oznacza w praktyce – krótkie FAQ

Czy od teraz „wszystko” w kadrach można załatwić elektronicznie?

Nie. Zmiana dotyczy konkretnych czynności wskazanych w przepisach (m.in. wnioski urlopowe i czasu pracy, BHP, wybrane informacje pracodawcy). W innych sprawach nadal mogą obowiązywać odrębne wymagania.

Czy e-mail bez podpisu kwalifikowanego wystarczy?

Komunikat PIP wskazuje na szerokie rozumienie postaci elektronicznej (także e-mail), pod warunkiem możliwości identyfikacji osoby składającej wniosek/oświadczenie.

Co powinni zrobić pracodawcy, żeby uniknąć chaosu?

Warto zaktualizować wewnętrzne procedury obiegu dokumentów: wskazać kanały składania wniosków, sposób potwierdzania wpływu, zasady archiwizacji oraz uprawnienia dostępu. To uspójni praktykę z nowymi możliwościami.

Uwaga: Powyższy tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy, 27 stycznia 2026, https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/zmiana-przepisow-formalnosci-i-terminy