Przeprowadzamy rozmowę - porady dla pracodawcy

Rozmowy kwalifikacyjne (tzw. Job interview) są nieodłączną częścią tradycyjnego procesu rekrutacji. Kontakt w cztery oczy może pozwolić na sformułowanie pogłębionej opinii na temat tego, jak kandydat będzie sobie radził na danym stanowisku. Pełne wykorzystanie możliwości, jakie daje rozmowa z kandydatem możliwe będzie jednak wyłącznie pod warunkiem odpowiedniego przygotowania się do niej, zadawania odpowiednich pytań i uważnego słuchania. Do dyspozycji jest wiele różnych technik prowadzenia rozmów rekrutacyjnych, a wybór właściwej z nich zależeć będzie od założonego podejścia do rozmowy oraz od jej celu.

Metody prowadzenia rozmów

Istnieje niemal nieskończenie wiele różnych podejść do prowadzenia rozmów z kandydatami. Jednym z nich jest wywiad behawioralny. W trakcie wywiadu tego typu analizowana jest przeszłość kandydata oraz to, jak radził on sobie z wcześniejszymi zadaniami i obowiązkami. Metoda ta opiera się na założeniu, że to, w jaki sposób kandydat pracował kiedyś będzie wpływać na jego pracę w przyszłości.
Rozważyć należy również przeprowadzenie wywiadu opartego na kryteriach. Główną jego zaletą jest sposób, w jaki wykazuje on poziom skuteczności/sprawności kandydata w różnych dziedzinach. Polega on na testowaniu wiedzy kandydata poprzez serię sztywnych i uporządkowanych pytań. Wywiad ten jest skrajnie formalnym, lecz bardzo skutecznym sposobem gromadzenia wiedzy na temat przydatności i umiejętności kandydata. Jego wadą jest to, że prowadząca wywiad osoba musi dysponować wysokimi umiejętnościami w zakresie formułowania pytań i zawsze też zachodzi ryzyko, że niedostatecznie zbada kandydata, przez co cały wywiad okaże się bezowocny.

Przygotowania

Różnorodność technik prowadzenia rozmów i ich struktur wynika z różnorodności czynników oddziaływujących na pracowników podczas ich prowadzenia. Preferencje osobiste, różne cele i wcześniejsze doświadczenia firmy mieszają się ze sobą, wywierając wpływ na stosowane w rozmowach techniki. Staranne zaplanowanie i zastosowanie rygorystycznych technik odpytywania i technik słuchania umożliwi wykorzystanie zalet wszystkich tych metod. Nie trzeba przy tym stosować żadnych wymyślnych technik. Poniżej przedstawiono listę najważniejszych kwestii:

• Wymagania: Należy myśleć o specyfikacji stanowiska. Jakich konkretnych umiejętności poszukujecie Państwo? Jakie doświadczenia są niezbędne, a jakie są pożądane? Jak wyglądają główne obowiązki są stanowiska i jakie są możliwości rozwoju zawodowego w ramach tej roli? Osób o jakich cechach charakteru Państwo poszukujecie? Zarysowanie konkretnych wymagań pomoże w zdefiniowaniu pytań i odkryciu istotnych informacji.
• Wcześniejsza analiza życiorysu i/lub formularza: Jest to kwestia ważna, choć łatwa do pominięcia, gdy liczy się czas. W spisanych przez kandydata informacjach należy wyszukać jego mocne i słabe strony. Podanie kandydata może również wskazywać na jakieś luki bądź problemy, które będą wymagały rozwiązania. Zależnie od wyników tej analizy, może okazać się konieczne zadanie kandydatowi pytań z dodatkowych dziedzin. Można również dowiedzieć się czegoś więcej na temat spółek, w których kandydat pracował oraz zajmowanych w nich przez niego stanowisk i realizowanych zadań. Na przykład, jeżeli na jakimś stanowisku kierował innymi osobami, ile osób mu podlegało i jakie jest zdanie kandydata na ten temat? Albo jak radził sobie lub co myślał o kierowaniu pracą większej grupy ludzi? A co z mniejszymi zespołami? W oparciu o podanie, należy zadać kandydatowi pytania istotne dla stanowiska, o które się ubiega.
• Przygotować szczegółowy opis specyfikacji stanowiska: Należy przygotować się na pytania dotyczące stanowiska, jak również samej spółki. Udzielanie pewnych odpowiedzi da kandydatowi poczucie większej pewności siebie i zaufania do Państwa oraz zaprezentuje Państwa, jako profesjonalistów. W końcu, jeżeli jest to idealny kandydat na to stanowisko, to czy nie chcielibyście Państwo wywrzeć na nim jak najlepszego wrażenia i dobrze zaprezentować siebie oraz firmę?
• Miejsce rozmowy: Aby dowiedzieć się jak najwięcej od kandydata, ważne jest aby ograniczyć jego stres. Należy wybrać pomieszczenie, w którym nikt nie będzie przeszkadzał podczas rozmowy. Jeśli rozmowa ma odbyć się w Państwa biurze, należy włączyć przekierowanie telefonu i zadbać o to, aby nikt nie przeszkadzał podczas rozmowy. Wystarczy sobie wyobrazić, jak bardzo ciągłe dzwonienie telefonu lub pukanie do drzwi rozpraszałoby Państwa i kandydata. Nieformalny wystrój pomieszczenia również pozwoli kandydatowi odprężyć się. Dwa fotele i niski stolik są znacznie przyjaźniejsze, niż barykada w postaci biurka.

Twój program

Należy przygotować sobie program rozmowy. Pomoże on w kontrolowaniu czasu i nieprzekraczania jego limitu na rozmowę oraz pozwoli na skoncentrowanie się na pytaniach, które trzeba kandydatowi zadać. Należy przygotować sobie plan pytań, które należałoby zadać określając okoliczności, w jakich pytania te powinny zostać zadane ? powinien on określać jasną strukturę rozmowy, której trzeba będzie się trzymać.
Należy pamiętać, że najwięcej można będzie wydobyć z kandydata, gdy będzie on odprężony. Niestety na osiągnięcie tego będziecie mieć Państwo ograniczoną ilość czasu. Należy przedstawić się, zaprezentować planowany przebieg rozmowy i poinformować kandydata jak długo ma ona potrwać. Poinformowanie kandydata o tym, czego może się spodziewać, pomoże mu się odprężyć. Należy również poprosić kandydata o zgodę na sporządzanie notatek. Wynika to z uprzejmości oraz z faktu, że później kandydat nie będzie niepokoił się, gdy nagle zaczniecie Państwo notować sobie jego odpowiedzi.

Techniki zadawania pytań

• Otwarte ? kto, co, gdzie, kiedy, jak i dlaczego - są to pytania, które umożliwiają uzyskanie szerokiej gamy informacji
• Sondujące ? konkretne pytania dotyczące szczegółów. Umożliwiają sprawdzenie informacji zdobytych w wyniku zadawania pytań otwartych
• Zamknięte ? prośba o udzielenie odpowiedzi dotyczących prostych faktów ? również te pytania stosowane są do sondowania
• Hipotetyczne ? pytania ?jak czułby się Pan/Pani, gdyby? ? skłaniają kandydata do myślenia w szerszej skali. Odpowiedzi na nie dają pojęcie na temat reakcji kandydata, jednak odpowiedzi tych nie należy brać dosłownie, ponieważ kandydat może w rzeczywistości zareagować zupełnie inaczej.

Wywarcie dobrego wrażenia

Kandydat nie jest jedyną stroną, która podczas rozmowy będzie wystawiana na próbe. Ważne jest, abyście również Państwo wywarli jak najlepsze wrażenie na kandydacie. Podczas spotkania, kandydaci wyrabiają sobie opinię na temat Państwa firmy. Widoczne ślady zniszczenia/zużycia pomieszczeń lub przedmiotów w nim znajdujących się, źle przygotowana osoba prowadząca rozmowę, ciągłe przerywanie rozmowy ? wszystko to stawia firmę w złym świetle. W chwili, gdy po raz pierwszy widzicie Państwa kandydata, wyrabia on sobie opinię na temat firmy. Aby zapewnić dobre postrzeganie firmy przez kandydata, powinniście być Państwo zorganizowani, dobrze prezentować się oraz być punktualni! Należy pamiętać, że tego samego oczekujemy od kandydatów.

Zakończenie rozmowy

Podczas zakończenia rozmowy, kandydaci wyrabiają sobie końcową opinię na temat Państwa i firmy. Na koniec należy zatem poprosić kandydata o zadawanie ewentualnych pytań. Kandydaci mogą czasem potrzebować wyjaśnień różnych kwestii lub mogą po prostu chcieć spytać o rzeczy, które ich zdaniem pominięto w trakcie rozmowy, a które szczególnie ich interesują. Należy wyjaśnić kandydatowi jak wyglądać będzie dalsze postępowanie ? określić terminy i oszacować kiedy mniej więcej podejmiecie Państwo decyzję i kiedy kandydat zostanie o niej zawiadomiony. Można również

omówić proces rozmów z kandydatami. Poinformować, czy będzie druga lub trzecia rozmowa i czy rozmowy te będą przeprowadzane w cztery oczy, czy w większym gronie i czy kandydat może spodziewać się jakichś testów/sprawdzianów?

Co po rozmowie?

Po zakończeniu rozmowy, należy szybko podsumować swoje wrażenia i odczucia i wypisać wszystkie kluczowe kwestie. Określić, co uzgodniono z kandydatem. Naprawdę warto to zrobić, gdyż w przeciwnym wypadku wiele rzeczy może po porostu ulecieć Państwu z głowy. Jest to szczególnie ważne zwłaszcza wtedy, gdy przeprowadzacie Państwo kilka rozmów z kandydatami dziennie. Pomoże to Państwu również w porównaniach kolejnych rozmów oraz w redagowaniu pisma z ofertą zatrudnienia.
Dlatego, gdy po raz kolejny będziecie Państwo musieli odbyć rozmowy z grupą kandydatów lub nawet z jednym, nie ma żadnego wytłumaczenia dla pośpiechu i braku przygotowania! Należy zastanowić się nad sposobem prowadzenia rozmowy, przeanalizować życiorysy kandydatów i specyfikację stanowiska, zastanowić się jakie pytania trzeba zadać i w jaki sposób. Należy pamiętać o wrażeniu, jakie będziecie Państwo sprawiać na kandydacie i o robieniu notatek. Przygotowanie pozwoli Państwu skuteczniej i sprawniej poprowadzić rekrutację.

Artykuł partnerski:


Autor artykułu:
HAYS Poland